Przegląd

Transakcje w Flowtly Business Management System (BMS) to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania wszystkimi transakcjami finansowymi w organizacji. Umożliwia użytkownikom łatwe tworzenie, edytowanie i śledzenie transakcji, zapewniając dokładną dokumentację finansową. Dzięki solidnym możliwościom filtrowania i wyszukiwania, szczegółowym widokom transakcji i opcjom integracji, funkcja ta usprawnia zarządzanie finansami, zwiększa przejrzystość oraz wspiera wydajne raportowanie i analizę.

Jak to działa?

Proces zarządzania transakcjami polega na ich kontrolowaniu poprzez w pierwszej kolejnosći przypisuwanie ich do kontrahentów a dalej w grupy. W pierwszej kolejności zalecamy dodać kontrahentów w odpowiedniej sekcji w menu głównym. Po ich odpowiednim skonfigurowaniu transakcje z nimi powiązane zostaną automatycznie do nich przypisane. Tworzymy w ten sposób grupy transakcji które w skali okresów (najczęściej miesięcznych) dają nam podgląd nad kosztami w na szej organizacji. Kontrachenci mogą zostać przypisani do grup których kontrola w przyszłości uproszczoran jest poprzez kontrolowanie raportów. Widzimy w ten sposób które grupy kosztowe rosną i którym należy przyjrzeć się w szczególe. Wiele transakcji składa się na kontrahenta, wielu kontrahentów składa się w grupę kosztową.

Pobieranie transakcji z banków

Aktualnie aby pobrać informacje o transakcjach z Twojego banku należy użyć międzybankowego formatu MT940. Po stronie banku należy uruchomić te zestawienia i najlepiej skonfigurować je na częstotliwość codziennego ich generowania. Da to możliwość ściągania ich codziennie, tak aby dane we Flowtly były jak najbardziej aktualne. Po ściągnięciu pliku z banku, należy wrócić do systemu Flowtly i przejść do zakładki Transakcje w głównym menu. W prawym górnym roku, należy skorzystać z formularza w którym wybieramy plik/pliki formatu MT940 i wgrywamy je do systemu. Podczas tego procesu w tle dzieje się kilka istotnych procesów.

Pierwszym z nich jest automatyczne dopasowywanie kontrahentów do transakcji które dzieje się na podstawie pola Match regex - szczegółowy opis pola znajdziesz w sekcji opisującej kontrahentów.

Jeśli transakcja została dopasowana do kontrahenta w dalszej kolejności system będzie próbował dopasować wcześniej wgrane, oczekujące załączniki.

Role użytkowników i opcje dostępu (transakcje)

• ROLE_ADMIN: Zapewnia pełny dostęp administracyjny do wszystkich funkcji systemu.

• ROLE_TRANSACTIONS_MANAGER: Ta rola daje możliwość zarządzania wszystkimi aspektami transakcji finansowych w systemie, w tym:

  • Transakcje
  • Kontrahenci
  • Należne płatności
  • Załączniki do transakcji
  • Księgowość

• ROLE_PAYMENT_DUE_VIEWER: Ta rola umożliwia użytkownikom przeglądanie wszystkich należności i powiązanych szczegółów. W przypadku tej roli mogą wystąpić problemy z dostępem do kosztów, co może prowadzić do błędu 403.

• ROLE_TRANSACTION_ATTACHMENT_UPLOADER: Ta rola umożliwia użytkownikom przesyłanie załączników związanych z transakcjami finansowymi. Funkcja ta może nie działać zgodnie z oczekiwaniami, jeśli wystąpią problemy.

• ROLE_ACCOUNTANCY_VIEWER: Ta rola zapewnia dostęp tylko do odczytu do części Księgowość w systemie, w tym:

  • Umowy
  • Transakcje
  • Załączniki do transakcji
  • Księgowość