Integracja kalendarza Google

Zgłaszanie nieobecności we Flowtly może być automatycznie synchronizowane do kalendarza Google. Wszystkie nieobecności zostaną automatycznie dodane zaraz po ich akceptacji lub utowrzeniu przez managera. Podobnie cała integracja działa w przypadkach zmian i usuwania. Integracja wymaga zmian w ustawieniach organizacji Google Workspace oraz konfiguracji samego kalendarza we Flowtly. Wystarczy kilka prostych kroków aby tego dokonać.

Ustawienia organizacji Google Workspace

W pierwszej kolejności należy skonfigurować globalne ustawienia organizacji aby udostępnić możliwość zarządzania wydarzeniami w kalendarzach pomocniczych przez osoby z zewnątrz. Krok ten jest wymagany poniewać Twój kalendarz musi zostać udostępniony dla usługi zewnętrznej która musi posiadać możliwość zarządzania wydarzeniami w kalendarzu. W tym celu, należy przejść do ustawień Google Workspace 🔗

1. Przejdź do sekcji "Aplikacje" w głównym menu po lewej stronie
2. Następnie przejdź do sekcji "Google Workspace"
3. Wybierz "Kalendarz"
4. Otwórz kafelek "Ustawienia ogólne" klikając na strzaleczkę po prawej stronie
5. Edytuj parametr "Opcje udostępniania kalendarzy pomocniczych poza organizację" i wybierz opcję "Można udostępniać wszelkie informacje, a osoby z zewnątrz mogą dokonywać zmiany w kalendarzu"
6. Zapisz zmiany. Pamiętaj, że ich wporwadzenie może zająć czasami nawet kilka minut.

Tworzenie kalendarza pomocniczego

Integracja działa w oparciu o tzw. "kalendarz pomocniczy" który jest udostępniany dla usługi zewnętrznej - w tym przypadku Flowtly. Należy więc utworzyć nowy, pomocniczy kalendarz i udostępnić go dla użytkownika Flowtly. W tym celu, należy przejść do ustawień Google Calendar 🔗

1. Otwórz menu ustawień w górnej części strony (ikona trybu), nastepnie wybierz "Ustawienia"
2. W menu po lewej stronie otwórz sekcję "Dodaj kalendarz"
3. Następnie wybierz "Utwórz nowy kalendarz"
4. W polu "Imię i Nazwisko" wprowadź nazwę Twojego kalendarza np. "Flowtly Holidays"
5. Kliknij przycik "Utwórz kalendarz"
6. Po chwili, nowy kalendarz pojawi się w sekcji "Ustawienia moich kalendarzy" po lewej stronie

Udostępnianie kalendarza dla aplikacji Flowtly

Aplikacja musi posiadać dostęp do kalendarza na którym będzie wykonywać działania. W tym celu, należy przejść do ustawień Google Calendar 🔗 a następnie:

1. Wybierz kalendarz który chcesz udostępnić z sekcji "Ustawienia moich kalendarzy" po lewej stronie
2. Następnie wybierz ocpcję "Udostępnione dla"
3. W tej części kliknij na przycisk "+ Dodaj osoby i grupy"
4. Otworzy się okno w którym wprowadzić należy adres email: flowtlycalendar@flowtlycalendar.iam.gserviceaccount.com aplikacji Flowtly
5. Jedocześnie w drugim polu należy wybrać opcję "Może zmieniać wydarzenia"
6. Klikamy przycisk "Wyślij" który udostępni kalendarz dla Flowtly

W tej części ustawień kalendarza Google musimy pobrać unikalny identyfikator kalendarza który potrzebny jest w kolejnym kroku. Znajduje się on w sekcji "Integrowanie kalendarza"

Dodanie identyfikatora kalendarza we Flowtly

Aby aplikacja wiedziała na którym kalendarzu ma dokonywać i modyfikować wpisy, musimy jej powiedzieć który kalendarz ma użyć. Odbywa się to na podstawie unikalnego identyfikatora kalendarza który znaleźć można w ustawieniach Google Kalendarza (z kroku poprzedniego). Przechodzimy do aplikacji Flowtly 🔗, a następnie:

1. Z menu kontekstowego użytkownika przechodzimy do ustawień
2. Następnie w sekcji "Ustawienia organizacji" wybieramy "Kalendarz Google"
3. W polu CalendarID wklejamy wcześniej skopiowany identyfikator
4. Zapisujemy zmiany
5. Właczamy opcję "Połącz dni wolne z Google Calendar"

Od tego momentu nowo utworzone nieobecności we Flowtly będą synchronizowane do kalendarza Google. Możesz go udostepnić dla organizacji w trybie read-only co pozwoli udostepniać te informacje w ramach całej organizacji.