Regulamin Flowtly

1. Informacje o Regulaminie i Usługodawcy

1. Niniejszy Regulamin platformy „Flowtly” określa zasady świadczenia usług na rzecz Organizacji przez Usługodawcę na podstawie umowy o świadczenie usług dostępu do Platformy, obejmując w szczególności: funkcjonalności, warunki techniczne oraz inne zasady korzystania z Platformy, a także prawa i obowiązki każdej ze Stron.
2. Niniejszy Regulamin reguluje całość zasad korzystania z Platformy przez Organizację, w tym przez Administratora i Użytkowników, z zastrzeżeniem postanowień pkt 1.6 poniżej.
3. Przeczytanie i akceptacja niniejszego Regulaminu zgodnie z postanowieniami sekcji 4 Regulaminu stanowią warunek konieczny uzyskania dostępu do Platformy oraz jej funkcjonalności.
4. Umowa o świadczenie usług dostępu do Platformy może zostać zawarta wyłącznie przez Administratora w imieniu reprezentowanej przez niego Organizacji, z zastrzeżeniem postanowień pkt 1.6 poniżej. Po zawarciu wskazanej umowy Administrator może udzielić poszczególnym Użytkownikom upoważnień do składania w imieniu Organizacji oświadczeń dotyczących zakresu Subskrypcji, rezygnacji z Subskrypcji oraz usunięcia Konta Organizacji. Korzystanie z Platformy przez Użytkowników jest możliwe wyłącznie na podstawie upoważnienia udzielonego przez Organizację zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu.
5. Usługodawcą jest Flowtly Prosta Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie (01-194), ul. Młynarska 8/12, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS: 0001188143, NIP: 5273180297, REGON: 542625051, o kapitale zakładowym 15 800 PLN.
6. W przypadku zawarcia pomiędzy Organizacją a Usługodawcą indywidualnej umowy o świadczenie usług dostępu do Platformy w sposób inny niż określony w Umowie, taka umowa może odmiennie regulować wybrane warunki świadczenia usług, w tym cenę lub zakres dostępnych funkcjonalności oraz inne prawa i obowiązki Stron, które to postanowienia będą miały pierwszeństwo przed postanowieniami niniejszego Regulaminu.

2. Definicje

1. Użyte w niniejszym Regulaminie pojęcia pisane wielką literą należy rozumieć zgodnie z następującymi definicjami:
   1. Administrator – osoba fizyczna upoważniona do reprezentowania Organizacji, w tym do składania w jej imieniu oświadczeń, odpowiedzialna za zarządzanie Kontem Organizacji w ramach Platformy; Administratorem jest osoba zakładająca Konto Organizacji na Platformie, jak również każda osoba, której później nadano uprawnienia Administratora; osoba traci status Administratora z chwilą cofnięcia uprawnień Administratora lub usunięcia Konta Administratora; Administrator jest także upoważniony do odbierania wszelkich oświadczeń w imieniu Organizacji;
   2. Cennik – dostępny pod adresem https://flowtly.com/pricing, określający funkcjonalności Platformy dostępne w różnych planach Subskrypcji wraz z odpowiadającymi im Opłatami abonamentowymi wskazanymi w euro (EUR);
   3. Dane Osobowe – informacje umożliwiające identyfikację osoby fizycznej, w szczególności dane wskazane w art. 4 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2016/679 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), przetwarzane przez Usługodawcę w związku z korzystaniem z Platformy przez Administratora i Użytkowników;
   4. Konto – indywidualny profil odpowiednio Administratora lub Użytkownika Platformy, utworzony w toku Rejestracji, zapewniający dostęp do funkcjonalności Platformy na zasadach określonych w Regulaminie;
   5. Konto Organizacji – profil Organizacji na Platformie, utworzony podczas Rejestracji przez Administratora, zapewniający dostęp do funkcjonalności Platformy w ramach wybranego planu Subskrypcji oraz zawierający wszelkie Materiały i inne informacje dotyczące Organizacji, dostępne dla Administratora i Użytkowników zgodnie z nadanymi uprawnieniami Kont;
   6. Materiały – wszelkie dane, pliki, treści lub inne informacje wprowadzane do Platformy przez Administratora lub Użytkowników, w tym wszystkie dane i informacje dotyczące Organizacji, przypisane do Konta Organizacji;
   7. Okres rozliczeniowy – miesięczny lub roczny (w zależności od wyboru Organizacji) okres Subskrypcji, za który naliczana jest Opłata abonamentowa, rozpoczynający się w dniu aktywacji Subskrypcji;
   8. Operator Płatności – podmiot świadczący usługi pośrednictwa w procesie płatności pomiędzy Organizacją a Usługodawcą, tj. Stripe Inc., spółka zarejestrowana w stanie Delaware, USA, o numerze CIK 1691342, z siedzibą przy 185 Berry Street, Suite 550, San Francisco, California, 94107;
   9. Opłata abonamentowa – opłata należna Usługodawcy od Organizacji za dostęp do Platformy w ramach wybranego planu Subskrypcji;
   10. Organizacja – osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej albo osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, zawierająca z Usługodawcą umowę o świadczenie usług dostępu do Platformy;
   11. Platforma – serwis online „Flowtly”, stanowiący kompleksowy system zarządzania przedsiębiorstwem, umożliwiający Organizacjom zarządzanie działalnością poprzez różne funkcjonalności dostępne na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie oraz w ramach wybranego planu Subskrypcji;
   12. Płatności – transakcje dokonywane w związku z umową o świadczenie usług dostępu do Platformy oraz wszelkie inne płatności przewidziane w Regulaminie;
   13. Polityka Prywatności – dokument określający zasady przetwarzania przez Usługodawcę Danych Osobowych i innych danych, w tym cel i zakres przetwarzania, stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu;
   14. Regulamin – niniejszy Regulamin, określający zasady świadczenia usług i korzystania z Platformy, wraz z załącznikiem, który stanowi jego integralną część;
   15. Rejestracja – proces utworzenia Konta Organizacji oraz Konta Administratora/Użytkownika za pośrednictwem Platformy, obejmujący podanie wymaganych danych osobowych oraz akceptację Regulaminu, w tym Polityki Prywatności;
   16. Reklamacja – zgłoszenie skierowane do Usługodawcy zgodnie z procedurą opisaną w sekcji 10 Regulaminu;
   17. Strony – Organizacja i Usługodawca jako strony umowy o dostęp do Platformy, której warunki określa Regulamin;
   18. Subskrypcja – okresowa, odpłatna usługa dostępu do Platformy i jej funkcjonalności w zakresie wybranym przez Organizację;
   19. Urządzenie – urządzenie elektroniczne używane przez Organizację, w tym przez Administratora lub Użytkownika, do dostępu do Platformy, spełniające wymagania techniczne określone w Regulaminie, obejmujące urządzenia stacjonarne i mobilne;
   20. Usługodawca – podmiot świadczący usługi związane z funkcjonowaniem Platformy, określony w pkt 1.5 powyżej;
   21. Użytkownik – osoba fizyczna działająca w ramach Organizacji, która ukończyła procedurę Rejestracji określoną w Regulaminie i korzysta z Platformy na podstawie upoważnienia udzielonego przez Organizację.

3. Funkcjonalności Platformy i wymagania techniczne

1. Platforma „Flowtly” oferuje szereg użytecznych funkcjonalności umożliwiających Organizacji zarządzanie działalnością, których wykorzystanie może przyczynić się do zwiększenia produktywności i efektywności zespołu Organizacji.
2. W ramach Platformy możliwe jest w szczególności:
   1. zarządzanie czasem pracy pracowników i współpracowników Organizacji;
   2. śledzenie czasu pracy poświęconego na realizację zadań w ramach wybranych projektów prowadzonych przez Organizację;
   3. składanie i obsługa wniosków urlopowych;
   4. wystawianie faktur;
   5. gromadzenie i przechowywanie danych pracowniczych, takich jak rodzaj umowy, dane kontaktowe oraz informacje o świadczeniach;
   6. nadzór nad transakcjami finansowymi;
   7. zarządzanie wydatkami przedsiębiorstwa;
   8. generowanie raportów finansowych;
   9. zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa;
   10. monitorowanie budżetów projektów.
3. Usługodawca nieprzerwanie pracuje nad rozwojem, rozszerzaniem i dostosowywaniem funkcjonalności dostępnych w ramach Platformy. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany funkcjonalności Platformy lub wprowadzenia dodatkowych funkcjonalności, przy czym korzystanie z nowych funkcjonalności będzie dobrowolne i odpłatne zgodnie z Cennikiem.
4. Z zastrzeżeniem postanowień pkt 3.5 poniżej, korzystanie przez Organizację z Platformy i jej funkcjonalności jest możliwe pod warunkiem spełnienia następujących wymagań technicznych:
   1. posiadanie dostępu do urządzenia z aktywnym połączeniem internetowym, o przepustowości wystarczającej do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Platformy;
   2. posiadanie na Urządzeniu, o którym mowa w pkt 3.4.1, zainstalowanej przeglądarki internetowej w wersji wspieranej przez Usługodawcę, umożliwiającej dostęp do Platformy;
   3. posiadanie Konta Użytkownika lub Konta Administratora z dostępem do Konta Organizacji oraz pozostawanie zalogowanym na takim Koncie.
5. Korzystanie z niektórych funkcjonalności Platformy może wymagać udzielenia dostępu do zasobów lub funkcji Urządzenia używanego przez Administratora lub Użytkownika, takich jak pamięć Urządzenia, kamera lub mikrofon. Wybierając korzystanie z funkcjonalności wymagających dostępu do tych zasobów lub funkcji, Administrator lub Użytkownik wyraża zgodę na ich użycie w zakresie niezbędnym do korzystania z funkcjonalności Platformy. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości dostępu do funkcjonalności Platformy wynikający z odmowy udzielenia wymaganych uprawnień przez Administratora lub Użytkownika.
6. W ramach niektórych funkcjonalności Usługodawca umożliwia integrację Platformy z narzędziami podmiotów trzecich oraz pozyskiwanie informacji od podmiotów trzecich, w tym danych z rachunków bankowych Organizacji. W celu korzystania z tych integracji Organizacja musi przekazać niezbędne dane za pośrednictwem Platformy lub w inny sposób wskazany przez Usługodawcę lub podmiot trzeci. Przekazanie takich danych stanowi dobrowolną zgodę na integrację na warunkach określonych przez dostawców tych narzędzi oraz na przetwarzanie danych wymagane przez odpowiednie funkcjonalności.

4. Rejestracja i konta

1. Dostęp do Platformy może zostać zainicjowany wyłącznie poprzez Konto Administratora po ukończeniu procesu rejestracji zgodnie z postanowieniami sekcji 4 niniejszego Regulaminu, z zastrzeżeniem pkt 4.2 poniżej. Dostęp do Platformy bez logowania, tj. w „trybie gościa”, nie jest możliwy.
2. Rejestracja Konta Administratora nie przyznaje automatycznie dostępu do korzystania z Platformy. Aktywny dostęp do funkcjonalności Platformy w ramach Kont wymaga aktywnej Subskrypcji, uzyskanej zgodnie z postanowieniami pkt 5.4 niniejszego Regulaminu.
3. Rejestracja Konta Administratora wymaga:
   1. wypełnienia formularza rejestracyjnego dostępnego na Platformie wszystkimi wymaganymi danymi, w szczególności: nazwą Organizacji, imieniem i nazwiskiem Administratora, adresem e-mail oraz silnym hasłem składającym się z co najmniej 8 znaków alfanumerycznych, w tym wielkich i małych liter oraz co najmniej jednego znaku specjalnego;
   2. zapoznania się z Regulaminem i jego załącznikami udostępnionymi w toku rejestracji Konta Administratora, potwierdzenia rejestracji Konta Administratora oraz akceptacji Regulaminu i jego załączników poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola w dostępnym formularzu. Akceptacja Regulaminu i jego załączników przez Administratora stanowi akceptację Regulaminu w imieniu Organizacji;
   3. wykonania wszelkich dodatkowych czynności wymaganych w toku Rejestracji na lub poza Platformą, takich jak weryfikacja adresu e-mail.
4. Równocześnie z rejestracją Konta Administratora, zgodnie z pkt 4.1–4.3 powyżej, tworzone jest Konto Organizacji.
5. Z poziomu Konta Administratora Administrator ma dostęp do wszystkich uprawnień, danych i funkcjonalności dostępnych w ramach Konta Organizacji na Platformie. W szczególności Konto Administratora umożliwia podejmowanie decyzji dotyczących Subskrypcji i jej zakresu, zarządzanie dostępem do Konta Organizacji na Platformie, w tym do poszczególnych funkcjonalności, nadawanie uprawnień Administratora i Użytkownika oraz różnicowanie uprawnień i poziomów dostępu poszczególnych Użytkowników.
6. Jeżeli po utworzeniu Konta Organizacji Administrator nada uprawnienia Administratora innym osobom upoważnionym przez Organizację, takie konta uznaje się za Konta Administratora. Nadanie uprawnień Administratora wymaga uprzedniego utworzenia Konta Użytkownika zgodnie z procedurą opisaną w pkt 4.8 i nast., a następnie nadania Użytkownikowi niezbędnego dostępu Administratora. W takim przypadku Użytkownik, któremu nadano uprawnienia Administratora, staje się Administratorem.
7. Administrator, w ramach Konta Administratora, ma możliwość tworzenia Kont Użytkowników oraz przypisywania im określonych uprawnień i dostępu do wybranych funkcjonalności.
8. Rejestracja Konta Użytkownika wymaga:
   1. utworzenia przez Administratora profilu pracownika/współpracownika poprzez wypełnienie formularza dostępnego w odpowiedniej sekcji Platformy, w tym podania niezbędnych danych, takich jak imię i nazwisko oraz adres e-mail;
   2. nadania pracownikowi/współpracownikowi uprawnień Użytkownika przez Administratora poprzez wybranie przycisku „Dodaj użytkownika”, co spowoduje wysłanie na adres e-mail pracownika/współpracownika zaproszenia zawierającego link aktywacyjny;
   3. weryfikacji adresu e-mail przez Użytkownika poprzez kliknięcie linku aktywacyjnego, o którym mowa w pkt 4.8.2 powyżej, oraz ustawienia unikalnego i silnego hasła w wyświetlonym formularzu;
   4. potwierdzenia przez Użytkownika, podczas pierwszego logowania do Platformy, że zapoznał się i akceptuje niniejszy Regulamin oraz załącznik do niego, poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola potwierdzenia.
9. Tworzenie Kont Użytkowników oraz przypisywanie uprawnień nie podlega żadnym ograniczeniom ani limitom ilościowym. Jeżeli jednak działania Organizacji, reprezentowanej przez Administratora, spowodują przekroczenie wybranego planu Subskrypcji, takie zmiany będą traktowane jako rozszerzenie Subskrypcji, skutkujące dostosowaniem Opłaty abonamentowej zgodnie z pkt 5.6 niniejszego Regulaminu, powodującym po stronie Organizacji obowiązek zapłaty.
10. W przypadku zapomnienia hasła do Konta zarówno Administrator, jak i Użytkownik mogą je odzyskać poprzez wybranie opcji „Nie pamiętasz hasła” na stronie logowania. Następnie zostaną poproszeni o podanie adresu e-mail powiązanego z ich Kontem. Na podany adres zostanie wysłany link do resetu hasła, umożliwiający ustawienie nowego hasła spełniającego wymagania określone w niniejszym Regulaminie.

5. Subskrypcja i płatności

1. Dostęp do funkcjonalności Platformy jest możliwy po aktywowaniu Subskrypcji oraz pod warunkiem dokonania stosownych płatności zgodnie z postanowieniami niniejszej sekcji 5 Regulaminu.
2. Zakres dostępnych funkcjonalności Platformy oraz wysokość należnych Opłat abonamentowych zależą od wybranego planu Subskrypcji oraz liczby Kont przypisanych do Organizacji. Szczegóły dotyczące funkcjonalności dostępnych w poszczególnych planach Subskrypcji oraz odpowiadających im Opłat abonamentowych określa Cennik. Usługodawca podkreśla, że liczba pracowników/współpracowników, których dane są przetwarzane w ramach Platformy, nie jest tożsama z liczbą Kont przypisanych do Organizacji i nie wpływa na wysokość należnej Opłaty abonamentowej, która jest określana na podstawie wskazanych powyżej czynników.
3. Usługodawca ma prawo aktualizować Cennik zgodnie z procedurą zmiany Regulaminu określoną w sekcji 13.1 niniejszego Regulaminu. Dążąc do zapewnienia dobrej współpracy z Organizacją, Usługodawca gwarantuje stabilność cen dla Organizacji i oświadcza, że aktualizacje Cennika nie będą wprowadzane częściej niż raz w roku kalendarzowym. Takie aktualizacje będą uwzględniać wyłącznie wskaźnik inflacji oraz wzrost kosztów świadczenia usług przez Usługodawcę i w żadnym wypadku nie przekroczą 20% (słownie: dwudziestu) obowiązujących stawek.
4. W celu aktywacji Subskrypcji Organizacja, reprezentowana przez Administratora, wybiera na Platformie pożądany plan Subskrypcji, uzupełnia wymagane dane i niezwłocznie uiszcza należną Opłatę abonamentową za pośrednictwem Operatora Płatności. Proces ten obejmuje podanie szczegółowych informacji dotyczących metody płatności używanej do dokonywania Płatności.
5. Płatność jest przetwarzana przez Operatora Płatności, który obciąża wskazaną przez Organizację metodę płatności na podstawie podanych danych. Usługodawca wskazuje, że dokonanie Płatności lub zmiana warunków płatności może wymagać przekierowania na strony internetowe podmiotów trzecich, w szczególności Operatora Płatności. Administrator działający w imieniu Organizacji może być zobowiązany do wykonania dodatkowych czynności na tych stronach zewnętrznych w celu sfinalizowania płatności.
6. Aktywacja Subskrypcji następuje niezwłocznie albo w terminie nie dłuższym niż 24 godziny od chwili zarejestrowania płatności przez Usługodawcę. Aktywacja Subskrypcji oznacza zawarcie pomiędzy Usługodawcą a Organizacją umowy o świadczenie usług dostępu do Platformy zgodnie z wybranym planem Subskrypcji.
7. Organizacja może w dowolnym momencie trwania Subskrypcji zmodyfikować jej zakres poprzez rozszerzenie lub ograniczenie, zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu, w szczególności pkt 5.6–5.7 poniżej.
8. Rozszerzenie zakresu Subskrypcji aktywowane jest niezwłocznie i skutkuje zmianą wysokości Opłaty abonamentowej zgodnie z obowiązującym Cennikiem. Opłaty abonamentowe naliczane są proporcjonalnie do okresu korzystania w bieżącym Okresie rozliczeniowym. Jeżeli Administrator rozszerzy zakres Subskrypcji w trakcie bieżącego Okresu rozliczeniowego, opłata dodatkowa, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, zostanie pobrana przez Operatora Płatności niezwłocznie po rozszerzeniu, z zastrzeżeniem postanowień drugiego zdania pkt 5.5 powyżej.
9. Zmiany polegające na ograniczeniu zakresu Subskrypcji wchodzą w życie od początku Okresu rozliczeniowego następującego po Okresie rozliczeniowym, w którym dokonano zmiany. Opłaty abonamentowe za bieżący Okres rozliczeniowy pozostają bez zmian i nie podlegają zwrotowi.
10. Należne Usługodawcy od Organizacji Opłaty abonamentowe z tytułu Subskrypcji pobierane są z góry, automatycznie i cyklicznie przed rozpoczęciem Okresu rozliczeniowego dla danego Okresu rozliczeniowego, najpóźniej przed jego rozpoczęciem. Płatność dokonywana jest na podstawie danych metody płatności podanych przez Administratora, poprzez obciążenie wskazanej metody płatności kwotą odpowiadającą należnej Opłacie abonamentowej za dany Okres rozliczeniowy. Organizacja ponosi odpowiedzialność za poprawność i aktualność danych płatniczych.
11. Wszystkie płatności związane z korzystaniem z Platformy przetwarzane są za pośrednictwem Operatora Płatności. Płatności za pośrednictwem zewnętrznego dostawcy są realizowane na zasadach i zgodnie z regulaminami ustalonymi i udostępnionymi przez tego dostawcę. Organizacja zobowiązana jest zapoznać się z ww. warunkami świadczenia usług tych podmiotów, a Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za korzystanie przez Organizację z tych usług ani za działania lub zaniechania podmiotów trzecich.
12. Opłaty abonamentowe określone w Cenniku są kwotami netto i zostaną powiększone o podatek od towarów i usług (VAT) według obowiązującej stawki, jeżeli VAT ma zastosowanie zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa w Polsce. Wszystkie Opłaty abonamentowe rozliczane będą w EUR lub PLN według kursu przyjętego przez Operatora Płatności na dzień płatności.
13. Zapłata Opłat abonamentowych dokumentowana jest fakturami VAT wysyłanymi do Organizacji nie później niż w terminie 2 dni roboczych za pośrednictwem Platformy lub w inny sposób wskazany przez Usługodawcę. Organizacja wyraża zgodę na otrzymywanie faktur VAT w formie elektronicznej, w tym za pośrednictwem Platformy lub na adres e-mail wskazany przez Organizację.
14. Organizacje, które wcześniej nie korzystały z Platformy, mogą skorzystać z okresu próbnego i korzystać z Platformy oraz jej funkcjonalności w wybranym zakresie nieodpłatnie przez okres 14 (słownie: czternastu) dni od aktywacji Subskrypcji, z zastrzeżeniem pkt 5.15–5.17 poniżej.
15. Aby skorzystać z okresu próbnego, Organizacja musi aktywować Subskrypcję zgodnie z niniejszym Regulaminem, w tym podać wszystkie wymagane dane dotyczące metody płatności. Podanie tych danych jest obowiązkowe, jednak w okresie próbnym Opłata abonamentowa nie będzie pobierana.
16. Po zakończeniu okresu próbnego, o ile Organizacja nie zrezygnuje z korzystania z Platformy, dostęp do Platformy będzie kontynuowany zgodnie z wybranym zakresem Subskrypcji, a Usługodawca rozpocznie pobieranie należnych Opłat abonamentowych.
17. W niektórych przypadkach Usługodawca może zaoferować nowej Organizacji dłuższy okres próbny lub inne warunki okresu próbnego niż wskazane w pkt 5.14 powyżej.

6. Korzystanie z Platformy

1. Organizacja, a także Administrator i każdy Użytkownik indywidualnie, są zobowiązani do korzystania z Platformy zgodnie z jej przeznaczeniem i obowiązującymi przepisami prawa, z poszanowaniem praw i interesów innych osób, w szczególności:
   1. nie są uprawnieni do korzystania z Platformy w sposób niezgodny z jej przeznaczeniem lub w jakikolwiek sposób mogący wpływać na bezpieczeństwo Platformy oraz gromadzonych przez nią danych;
   2. są zobowiązani do niepodejmowania działań bezprawnych, nieetycznych lub naruszających prawa jakichkolwiek podmiotów lub osób trzecich;
   3. są zobowiązani do niepodejmowania działań mających na celu modyfikację, dekompilację, dezasemblację lub inżynierię wsteczną Platformy;
   4. są zobowiązani do niepodejmowania działań mogących zakłócić prawidłowe funkcjonowanie Platformy.
2. Organizacja odpowiada za uzyskanie wszystkich niezbędnych zgód na wprowadzanie, przechowywanie i przetwarzanie Danych Osobowych oraz innych Materiałów, informacji i danych wykorzystywanych w ramach Platformy przez Organizację.
3. Administrator i Użytkownicy są odpowiedzialni za właściwe zabezpieczenie danych dostępowych do swoich Kont. Organizacja ponosi wyłączną odpowiedzialność za dostęp do takich danych przez osoby nieuprawnione. W przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa związanego z danymi dostępowymi Organizacja, Użytkownik i Administrator są zobowiązani niezwłocznie powiadomić Usługodawcę.
4. Wszystkie czynności związane z korzystaniem z Platformy, zarządzaniem kontami i administracją Subskrypcji są rejestrowane i mogą zostać udostępnione na żądanie Administratora. Usługodawca zapewnia bezpieczeństwo danych i Materiałów przechowywanych na Koncie Organizacji, zgodnie z bardziej szczegółowym opisem w sekcji 11 niniejszego Regulaminu.
5. W ramach ciągłych działań Usługodawcy na rzecz ulepszania i rozszerzania funkcjonalności Platformy, Usługodawca zachęca Organizację, Administratora i Użytkowników do przekazywania wszelkich sugestii, uwag i opinii dotyczących funkcjonowania Platformy poprzez dostępne kanały komunikacji lub bezpośredni kontakt z Usługodawcą. Wszystkie otrzymane opinie zostaną przeanalizowane, a Usługodawca zastrzega sobie prawo do ich wdrożenia bez obowiązku wypłaty jakiegokolwiek wynagrodzenia Administratorowi lub Użytkownikowi składającemu opinię.

7. Licencje i upoważnienia

1. Z chwilą zawarcia umowy o świadczenie usług dostępu do Platformy, zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu, Usługodawca udziela Organizacji niewyłącznej, nieprzenoszalnej licencji na korzystanie z Platformy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Licencja ta obejmuje normalne korzystanie z Platformy i jej funkcjonalności w ramach Konta Organizacji, na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie i stosownie do wybranego zakresu Subskrypcji.
2. Licencja, o której mowa w pkt 7.1 powyżej, udzielana jest na czas trwania umowy o świadczenie usług dostępu do Platformy zawartej pomiędzy Usługodawcą a Organizacją, zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu.
3. Jednocześnie Usługodawca oświadcza, że żaden inny podmiot korzystający z Platformy na podstawie odrębnej umowy nie będzie miał dostępu ani wglądu do danych Organizacji dostępnych w ramach utworzonego na Platformie Konta Organizacji. Dotyczy to informacji przypisanych do Konta Administratora oraz kont poszczególnych Użytkowników.
4. Dla uniknięcia wątpliwości, Usługodawca pozostaje wyłącznym właścicielem Platformy oraz wszelkich praw do Platformy i jej funkcjonalności, w tym praw własności intelektualnej. Udzielenie licencji na korzystanie z Platformy w ramach Konta Organizacji nie stanowi przeniesienia jakichkolwiek praw do Platformy lub jej elementów na Organizację. Usługodawca ma prawo udzielać licencji na korzystanie z Platformy innym podmiotom według własnego uznania i bez ograniczeń, pod warunkiem że licencje te nie uprawniają żadnej osoby trzeciej do dostępu do Konta innej Organizacji. Każda Organizacja ma dostęp wyłącznie do własnego Konta Organizacji.
5. Z chwilą wgrania lub opublikowania przez Organizację, w tym przez Administratora lub Użytkowników, Materiałów i danych na Platformie w ramach Konta Organizacji, Organizacja udziela Usługodawcy niewyłącznej, wolnej od opłat licencji na korzystanie z takich Materiałów i danych bez ograniczeń czasowych i terytorialnych. Licencja ta służy wyłącznie celowi i w zakresie niezbędnym do należytego wykonania przez Usługodawcę jego obowiązków wynikających z umowy o świadczenie usług dostępu do Platformy. Dla uniknięcia wątpliwości Strony zgodnie oświadczają, że Usługodawca nie jest uprawniony do korzystania z tej licencji poza Platformą i Kontem Organizacji, chyba że co innego wynika z niniejszego Regulaminu lub zostało wyraźnie uzgodnione przez Organizację.
6. Organizacja zachowuje wszelkie prawa do Materiałów i innych danych udostępnionych lub przekazanych przez Administratora i Użytkowników w ramach Platformy, pod warunkiem, że prawa te przysługują Organizacji na podstawie obowiązujących przepisów.

8. Rezygnacja z Subskrypcji i usunięcie Konta

1. Umowa o świadczenie usług dostępu do Platformy, o której mowa w Regulaminie, może zostać rozwiązana z inicjatywy Organizacji:
   1. W przypadku rezygnacji z Subskrypcji przez Organizację poprzez:
      1. złożenie oświadczenia o rozwiązaniu umowy o świadczenie usług dostępu do Platformy w formie pisemnej na adres siedziby Usługodawcy lub w formie elektronicznej na adres e-mail Usługodawcy: business.support@flowtly.com;
      2. skorzystanie z opcji rezygnacji dostępnej na Platformie; rozwiązanie wywiera skutek z końcem Okresu rozliczeniowego, w którym Organizacja zrezygnowała z Subskrypcji.
   2. W przypadku zaprzestania korzystania z Platformy i usunięcia Konta Organizacji poprzez:
      1. złożenie oświadczenia o odpowiedniej treści w formie pisemnej na adres siedziby Usługodawcy lub w formie elektronicznej na adres e-mail Usługodawcy wskazany w pkt 8.1.1.1 powyżej;
      2. skorzystanie z opcji usunięcia Konta Organizacji dostępnej na Platformie; rozwiązanie wywiera skutek z chwilą potwierdzenia usunięcia Konta Organizacji przez Administratora.
2. Umowa o świadczenie usług dostępu do Platformy, o której mowa w Regulaminie, może zostać niezwłocznie rozwiązana z inicjatywy Usługodawcy poprzez złożenie oświadczenia o odpowiedniej treści w formie pisemnej na adres siedziby Usługodawcy lub w formie elektronicznej na adres e-mail Organizacji, jeżeli Organizacja, w tym Administrator lub jakikolwiek Użytkownik, narusza postanowienia niniejszego Regulaminu lub przepisy prawa, w szczególności poprzez naruszenie zasad dozwolonego korzystania oraz publikowanie lub podejmowanie prób publikacji treści zabronionych.
3. Umowa o świadczenie usług dostępu do Platformy ulega również automatycznemu rozwiązaniu:
   1. w przypadku braku możliwości pobrania wymaganej Opłaty abonamentowej za kolejny Okres rozliczeniowy – z końcem Okresu rozliczeniowego, za który Opłata abonamentowa została prawidłowo uiszczona;
   2. w innych przypadkach przewidzianych w odrębnej umowie zawartej pomiędzy Organizacją a Usługodawcą, w terminach określonych przez Strony.
4. Jeżeli Organizacja nie akceptuje nowej wersji Regulaminu zmienionej zgodnie z sekcją 13.1 Regulaminu, przysługuje jej prawo do złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy o świadczenie usług dostępu do Platformy w terminie 7 dni od otrzymania zawiadomienia o zmienionym Regulaminie. W takim przypadku umowa pomiędzy Organizacją a Usługodawcą ulega rozwiązaniu z dniem wejścia w życie nowego Regulaminu, a Administrator oraz Użytkownicy powiązani z Organizacją tracą dostęp do Platformy.
5. Niezależnie od powyższego, Administrator ma prawo odstąpić od umowy o świadczenie usług dostępu do Platformy bez podania przyczyny w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy. Wymaga to złożenia oświadczenia o odpowiedniej treści w formie pisemnej na adres siedziby Usługodawcy lub w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w pkt 8.1.1.1 powyżej. Odstąpienie wywołuje skutek z chwilą otrzymania oświadczenia przez Usługodawcę.
6. W przypadkach, o których mowa w pkt 8.1–8.5 powyżej, opłaty uiszczone za trwający Okres rozliczeniowy nie podlegają zwrotowi.
7. Z chwilą rozwiązania umowy o świadczenie usług dostępu do Platformy pomiędzy Organizacją a Usługodawcą, niezależnie od przyczyny rozwiązania, Organizacja, w tym Administrator i Użytkownicy, traci dostęp do funkcjonalności Platformy, z zastrzeżeniem następującego wyjątku. Przez okres 3 (słownie: trzech) miesięcy od daty rozwiązania Administrator i Użytkownicy będą mogli logować się do swoich Kont w celu przeglądania i pobierania danych, jednak bez możliwości edycji danych lub zarządzania Kontami. Po upływie tego okresu wszystkie Materiały i dane przechowywane na Platformie zostaną trwale usunięte, za co Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności, a odtworzenie usuniętych Kont Organizacji lub poszczególnych Kont nie będzie możliwe.
8. W przypadku rozwiązania umowy o świadczenie usług dostępu do Platformy Administrator odpowiada za zarchiwizowanie lub zabezpieczenie Materiałów i danych przed upływem okresu wskazanego w drugim zdaniu pkt 8.7 powyżej. Usługodawca umożliwi Organizacji pobranie Materiałów i danych w surowym formacie bazy danych lub w innym formacie wskazanym przez Usługodawcę. Jeżeli umowa o świadczenie usług dostępu do Platformy zostanie rozwiązana, wznowienie korzystania z Platformy jest możliwe wyłącznie po przeprowadzeniu procedury określonej w pkt 5.4 Regulaminu. Jeżeli umowa została rozwiązana w trybie określonym w pkt 8.1.2 powyżej, wznowienie korzystania z Platformy wymaga dodatkowo utworzenia nowego Konta Administratora zgodnie z procedurą określoną w sekcji 4 Regulaminu.

9. Dostępność Platformy

1. Usługodawca zobowiązuje się zapewnić dostępność Platformy i jej funkcjonalności, zgodnie z wybraną przez Organizację Subskrypcją, na minimalnym poziomie 98% (słownie: dziewięćdziesiąt osiem) czasu w ramach Okresu rozliczeniowego, z wyłączeniem:
   1. prac konserwacyjnych i modernizacyjnych prowadzonych zgodnie z pkt 9.3 poniżej;
   2. sytuacji wynikających z działania siły wyższej;
   3. problemów technicznych po stronie Organizacji, w tym dotyczących Administratora lub Użytkowników, takich jak problemy z infrastrukturą internetową lub sprzętem.
2. Jeżeli warunki dostępności określone w pkt 9.1 powyżej nie zostaną spełnione, Organizacji przysługuje prawo do proporcjonalnego obniżenia Opłaty abonamentowej za dany Okres rozliczeniowy. W celu skorzystania z tego prawa Organizacja powinna złożyć Reklamację zgodnie z procedurą opisaną w sekcji 10 Regulaminu, a Usługodawca musi uznać roszczenie.
3. Usługodawca zobowiązuje się wykonywać prace konserwacyjne i modernizacyjne w porze nocnej (między 22:00 a 7:00) oraz informować o tym Administratora i Użytkowników za pośrednictwem Platformy z co najmniej 3 (słownie: trzy) dniowym wyprzedzeniem. Usługodawca zastrzega jednak prawo do incydentalnego przeprowadzania prac konserwacyjnych i modernizacyjnych poza wskazanymi godzinami, po uprzednim powiadomieniu Administratora i Użytkowników.
4. Na wniosek Administratora Usługodawca może zapewnić wsparcie konsultanta w zakresie korzystania z funkcjonalności Platformy, obejmujące:
   1. pomoc w konfiguracji i zarządzaniu wybranymi funkcjonalnościami Platformy;
   2. szkolenia dla Administratora lub Użytkowników w zakresie efektywnego wykorzystania narzędzi dostępnych na Platformie;
   3. rozwiązywanie problemów związanych z bieżącym korzystaniem z Platformy.
5. Wsparcie konsultanta, o którym mowa w pkt 9.4 powyżej, świadczone jest zdalnie i wymaga utworzenia przez Administratora Konta dla konsultanta z dostępem do Konta Organizacji. Dla zachowania poufności i bezpieczeństwa Materiałów i danych przechowywanych przez Organizację na jej Koncie, Usługodawca nie dopuszcza wsparcia konsultanta bez utworzenia przez Organizację Konta dla konsultanta.
6. Świadczenie usług wsparcia konsultanta może wiązać się z dodatkowymi kosztami, których wysokość i warunki zostaną uzgodnione indywidualnie przez Strony przed rozpoczęciem świadczenia usług.

10. Reklamacje

1. W przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości dotyczących funkcjonowania Platformy Administrator lub Użytkownik w pierwszej kolejności powinien skontaktować się z działem wsparcia w sposób przewidziany przez Usługodawcę lub za pośrednictwem dostępnych danych kontaktowych Usługodawcy.
2. Administrator i Użytkownik mają prawo do bezpłatnego złożenia Reklamacji dotyczącej nieprawidłowości w funkcjonowaniu Platformy.
3. Reklamacja może zostać złożona poprzez dedykowany formularz dostępny na Platformie albo w formie pisemnej na adres siedziby Usługodawcy. Reklamacja powinna zawierać co najmniej:
   1. dane Administratora/Użytkownika oraz Organizacji;
   2. ogólny opis przedmiotu Reklamacji;
   3. okoliczności uzasadniające Reklamację;
   4. żądanie związane ze złożoną Reklamacją.
4. Usługodawca może zwrócić się do Administratora o podanie dodatkowych informacji lub wyjaśnień dotyczących złożonej Reklamacji, jeżeli uzna to za niezbędne do jej prawidłowej oceny.
5. Usługodawca rozpatrzy Reklamację w terminie 30 dni od dnia otrzymania wszystkich informacji i wyjaśnień wymaganych do jej prawidłowej oceny.
6. Administrator otrzyma odpowiedź na Reklamację niezwłocznie po jej rozpatrzeniu, tym samym sposobem, w jaki Reklamacja została złożona.

11. Bezpieczeństwo danych

1. Dane Osobowe przetwarzane są przez Usługodawcę w celu realizacji praw i obowiązków wynikających z niniejszego Regulaminu, zgodnie z postanowieniami Polityki Prywatności stanowiącej Załącznik nr 1 do Regulaminu.
2. Niektóre Dane Osobowe oraz inne informacje przekazane lub udostępnione przez Administratora lub Użytkowników w ramach Platformy, w tym dane metody płatności, mogą być przetwarzane przez zewnętrznych dostawców usług zaangażowanych przez Usługodawcę w związku z zapewnieniem dostępu do Platformy.
3. Usługodawca informuje, że wszystkie Materiały i dane przekazane lub udostępnione przez Administratora lub Użytkowników w ramach Platformy, tj. przypisane do Konta Organizacji, będą przechowywane na serwerach zarządzanych przez Usługodawcę wyłącznie w celu zapewnienia dostępu do Platformy.
4. Usługodawca oświadcza, że wszystkie Dane Osobowe, Materiały oraz inne dane przekazane lub udostępnione przez Administratora lub Użytkowników podczas korzystania z Platformy nie będą wykorzystywane przez Usługodawcę w żadnym innym celu niż świadczenie usług na rzecz Organizacji, w szczególności nie będą wykorzystywane do trenowania algorytmów sztucznej inteligencji ani do innych działań niezgodnych z celem zapewnienia dostępu do Platformy, chyba że Organizacja udzieliła uprzedniej, wyraźnej i dobrowolnej zgody.
5. Usługodawca zobowiązuje się wdrożyć środki bezpieczeństwa mające na celu ochronę przechowywanych Danych Osobowych, Materiałów i innych danych, adekwatne do oszacowanego ryzyka i możliwości technologicznych Usługodawcy.
6. Usługodawca zastrzega, że dane udostępniane Organizacji na podstawie postanowień sekcji 8.7 Regulaminu mogą wymagać dalszego przetwarzania lub sformatowania przez Organizację w celu ich wykorzystania zgodnie z potrzebami. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za trudności w odczycie lub wykorzystaniu danych po ich udostępnieniu.
7. Usługodawca podejmuje wszelkie uzasadnione środki w celu ochrony Danych Osobowych, Materiałów i innych danych, zapewniając bezpieczne korzystanie z Platformy, w tym ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem lub utratą, z zastrzeżeniem innych postanowień niniejszego Regulaminu.
8. Strony wzajemnie oświadczają, że Usługodawca, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, w szczególności dla celów marketingowych i reklamowych, jest uprawniony do informowania innych podmiotów o liczbie Organizacji i Użytkowników korzystających z Platformy, na co Organizacja, Administrator oraz każdy Użytkownik wyrażają zgodę.

12. Odpowiedzialność

1. Usługodawca odpowiada za dostępność Platformy na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie, w szczególności w sekcji 9 Regulaminu.
2. Platforma stanowi narzędzie wspierające Organizacje w zarządzaniu procesami w ramach Organizacji, jednak nie stanowi narzędzia księgowego ani systemu szczegółowego rozliczania zobowiązań publicznoprawnych, w tym podatków, składek na ubezpieczenia społeczne i wynagrodzeń. Wszelkie informacje generowane przy użyciu Platformy należy traktować wyłącznie jako dane pomocnicze, wymagające weryfikacji przez Organizację zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za kompletność ani prawidłowość danych, Materiałów lub innych informacji wprowadzonych przez Administratora lub Użytkowników podczas korzystania z Platformy.
4. Z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, wszelka odpowiedzialność Usługodawcy za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków wynikających z niniejszego Regulaminu jest ograniczona do kwoty wynagrodzenia otrzymanego od Organizacji za ostatnie sześć miesięcy.
5. Organizacja ponosi wyłączną i pełną odpowiedzialność za sposób korzystania z Platformy i jej funkcjonalności, w tym za wszystkie działania i zaniechania Administratora oraz poszczególnych Użytkowników.

13. Postanowienia końcowe

1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu zgodnie z następującymi zasadami:
   1. Usługodawca jest zobowiązany poinformować Organizację, w tym Administratora i Użytkowników, o wszelkich zmianach Regulaminu poprzez zamieszczenie stosownej informacji na Platformie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej;
   2. każda zmiana Regulaminu wchodzi w życie w dacie wskazanej przez Usługodawcę, która nie może być krótsza niż 14 dni od dokonania zawiadomienia zgodnie z pkt 13.1.1 powyżej, chyba że co innego wynika z Regulaminu lub przepisów prawa;
   3. wszelkie zmiany Cennika wchodzą w życie od początku Okresu rozliczeniowego następującego po okresie, w którym zmiana weszła w życie, zgodnie z postanowieniami pkt 13.1.2 powyżej.
2. Usługodawca informuje, że korzystanie z Platformy wiąże się ze standardowymi ryzykami związanymi z korzystaniem z Internetu, w szczególności z potencjalnym zainfekowaniem Urządzenia używanego do dostępu do Platformy złośliwym oprogramowaniem. Aktualne informacje o szczególnych zagrożeniach związanych z korzystaniem z Platformy można znaleźć na stronie: https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/bezpieczenstwo-aplikacji. Na wniosek Administratora Usługodawca przekaże szczegółowe informacje o potencjalnych zagrożeniach oraz zalecenia dotyczące ich ograniczania.
3. Organizacja nie jest uprawniona do przenoszenia na osoby trzecie jakichkolwiek praw lub obowiązków wynikających z umowy o świadczenie usług dostępu do Platformy bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy, pod rygorem nieważności.
4. Wszelkie spory związane z korzystaniem z Platformy będą rozstrzygane przez sądy właściwe dla siedziby Usługodawcy.
5. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
6. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 2 września 2025 r.