Regulamin - Flowtly.com

REGULAMIN PLATFORMY FLOWTLY

INFORMACJE O REGULAMINIE I USŁUGODAWCY
1. Niniejszy Regulamin Platformy “Flowtly” reguluje zasady na jakich zawarta jest umowa pomiędzy Organizacją i Usługodawcą na świadczenie przez Usługodawcę na rzecz Organizacji usług dostępu do Platformy, w tym określa m.in. funkcjonalności, warunki techniczne oraz inne zasady korzystania z Platformy oraz prawa i obowiązki każdej ze Stron.
2. Niniejszy Regulamin Platformy reguluje całość zasad korzystania z Platformy przez Organizację, w tym Administratora i Użytkowników, z zastrzeżeniem pkt 1.6 poniżej.
3. Zapoznanie się z treścią niniejszego Regulaminu i jego akceptacja, zgodnie z postanowieniami pkt 4 Regulaminu, jest jednym z warunków koniecznych uzyskania dostępu do Platformy i jej funkcjonalności.
4. Umowa świadczenia usług dostępu do Platformy może być zawarta wyłącznie przez Administratora w imieniu reprezentowanej przez niego Organizacji, z zastrzeżeniem pkt 1.6. poniżej. Po zawarciu umowy świadczenia usług dostępu do Platformy, Administrator może przyznać poszczególnym Użytkownikom uprawnienia do składania w imieniu Organizacji oświadczeń dotyczących zakresu Subskrypcji oraz rezygnacji z Subskrypcji i usuwania Konta Organizacji. Korzystanie z Platformy przez Użytkowników jest możliwe wyłącznie na podstawie upoważnienia udzielonego przez Organizację zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
5. Usługodawcą jest spółka pod firmą Primotly spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Młynarska 8/12 (01-194) Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000636383, NIP: 5223071494, REGON: 365402632, o kapitale zakładowym w wysokości: 50.000 zł.
6. W przypadku, w którym dojdzie do zawarcia pomiędzy Organizacją i Usługodawcą indywidualnej umowy świadczenia usług dostępu do Platformy poza Platformą, taka umowa może w odmienny sposób regulować wybrane warunki świadczenia usług, w tym wysokość ceny czy zakres dostępnych funkcjonalności oraz inne prawa i obowiązki Stron, co znajduje zastosowanie przed zapisami Regulaminu.
DEFINICJE
1. Pojęcia występujące w Regulaminie pisane wielką literą należy rozumieć zgodnie z definicjami przedstawionymi poniżej:
  1. Administrator – osoba fizyczna uprawniona do reprezentowania, w tym składania oświadczeń w imieniu, Organizacji, która odpowiada za zarządzanie Kontem Organizacji w ramach Platformy; Administratorem zostaje osoba zakładająca Konto Organizacji na Platformie oraz każda osoba, której na późniejszym etapie zostały przyznane uprawnienia Administratora; osoba traci status Administratora po odebraniu jej uprawnień Administratora lub po usunięciu Konta Administratora; Administrator jest uprawniony także do odbierania wszelkich oświadczeń w imieniu Organizacji;
  2. Cennik – dostępny pod adresem https://flowtly.com/pl/cennik, szczegółowo określający funkcjonalności Platformy dostępne w ramach poszczególnych zakresów Subskrypcji, a także odpowiadającą im wysokość Opłat subskrypcyjnych;
  3. Dane osobowe – informacje umożliwiające identyfikację osoby fizycznej, w szczególności informacje, o których mowa w art. 4 pkt 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, przetwarzane przez Usługodawcę w związku z korzystaniem z Platformy przez Administratora i Użytkowników;
  4. Konto – indywidualny profil Administratora lub Użytkownika Platformy, rozumiany odpowiednio, tworzony w procesie Rejestracji i umożliwiający dostęp do funkcjonalności Platformy na zasadach przewidzianych w Regulaminie;
  5. Konto Organizacji - profil Organizacji istniejący na Platformie, stworzony w procesie Rejestracji przez Administratora, zawierający dostęp do funkcjonalności Platformy w ramach wybranej Subskrypcji oraz zawierający wszelkie Materiały i inne informacje dotyczące Organizacji, do którego dostęp ma Administrator oraz Użytkownicy w zakresie przypisanym do danego Konta;
  6. Materiały – wszelkie dane, pliki, treści lub inne informacje wprowadzane do Platformy przez Administratora lub Użytkowników, w tym wszelkie dane i informacje dotyczące Organizacji, przypisane do Konta Organizacji;
  7. Okres rozliczeniowy – miesięczny lub roczny (w zależności od wyboru Organizacji) okres Subskrypcji, za który dokonywane jest rozliczenie należnej Opłaty subskrypcyjnej, rozpoczynający się z dniem aktywacji Subskrypcji;
  8. Operator Płatności – podmiot świadczący usługi pośrednictwa w procesie realizacji płatności pomiędzy Organizacją a Usługodawcą tj. Stripe Inc. – spółka w stanie Delaware, Stany Zjednoczone, posiadająca numer CIK: 1691342, adres siedziby 185 Berry Street Suite 550, San Francisco, California, 94107;
  9. Opłata subskrypcyjna – wynagrodzenie należne Usługodawcy od Organizacji z tytułu świadczenia usług dostępu do Platformy w zakresie wybranej Subskrypcji;
  10. Organizacja – osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, zawierająca umowę na korzystanie z Platformy z Usługodawcą;
  11. Platforma – serwis online “Flowtly” stanowiący uniwersalne narzędzie do zarządzania prowadzoną przez Organizację działalnością gospodarczą (all-in-one Business Management System, “BMS”), umożliwiający korzystanie z określonych funkcjonalności na zasadach wskazanych w niniejszym Regulaminie oraz w ramach wybranej Subskrypcji;
  12. Płatności – transakcje dokonywane w związku z zawarciem umowy na świadczenie usług dostępu do Platformy oraz wszelkie inne płatności określone w Regulaminie;
  13. Polityka Prywatności – dokument określający zasady przetwarzania Danych osobowych i innych danych przez Usługodawcę, w tym cel i zakres przetwarzania, stanowiący załącznik nr 2 do Regulaminu;
  14. Regulamin – niniejszy Regulamin określający zasady świadczenia usług i korzystania z Platformy, wraz z załącznikami stanowiącymi jego integralną część;
  15. Rejestracja – proces zakładania Konta Organizacji oraz Konta Administratora/Użytkownika za pośrednictwem Platformy, obejmujący podanie wymaganych danych osobowych i akceptację Regulaminu, w tym Polityki Prywatności;
  16. Reklamacja – zgłoszenie składane Usługodawcy, złożone zgodnie z procedurą opisaną w pkt 10 Regulaminu;
  17. Strony – Organizacja i Usługodawca jako strony umowy na świadczenie usług dostępu do Platformy, której warunki określa Regulamin;
  18. Subskrypcja – okresowa, płatna usługa dostępu do Platformy zapewniająca dostęp do funkcjonalności Platformy w zakresie wybranym przez Organizację;
  19. Urządzenie – sprzęt elektroniczny wykorzystywany przez Organizację, w tym Administratora lub Użytkownika, do korzystania z Platformy, spełniający wymagania techniczne określone w Regulaminie;
  20. Usługodawca – podmiot świadczący usługi związane z funkcjonowaniem Platformy wskazany w pkt 1.5 powyżej;
  21. Użytkownik – osoba fizyczna działająca w ramach Organizacji, dla której dokonano lub która dokonała Rejestracji i korzysta z Platformy w ramach upoważnienia udzielonego przez Organizację.
FUNKCJONALNOŚCI PLATFORMY I WYMAGANIA TECHNICZNE
Platforma**** “Flowtly” oferuje Organizacji szereg przydatnych funkcjonalności, pozwalających Organizacji na zarządzanie prowadzoną działalnością, których wykorzystanie może pomóc zwiększać wydajność i efektywność zespołu Organizacji.
W ramach korzystania z Platformy możliwe jest m.in.:
1. zarządzanie czasem pracy pracowników i współpracowników Organizacji;
2. śledzenie czasu pracy poświęconego na realizację zadań w ramach wybranych projektów prowadzonych przez Organizację;
3. składanie i zarządzanie wnioskami urlopowymi;
4. wystawianie faktur;
5. gromadzenie i przechowywanie danych pracowników, takich jak rodzaj umowy, dane kontaktowe, informacje o świadczeniach
6. nadzorowanie transakcji finansowych
7. zarządzanie kosztami firmy
8. generowanie raportów dotyczących finansów
9. zarządzanie zasobami firmy
10. kontrola budżetu projektów
Usługodawca nieustannie pracuje nad rozwojem, rozszerzaniem oraz dostosowywaniem funkcjonalności dostępnych w ramach Platformy. Usługodawca zastrzega prawo zmiany funkcjonalności Platformy lub wprowadzenia dodatkowych funkcjonalności, przy czym korzystanie z nowych funkcjonalności będzie dobrowolne oraz będzie odbywało się zgodnie z Cennikiem.
Z zastrzeżeniem postanowień pkt 3.5 poniżej, korzystanie z Platformy i jej funkcjonalności przez Organizację jest możliwe pod warunkiem spełniania poniższych wymogów technicznych:
1. dostępu do Urządzenia posiadającego aktywne połączenie z siecią Internet o przepustowości umożliwiającej prawidłowe działanie Platformy;
2. zainstalowania na Urządzeniu, o którym mowa w pkt 3.4.1. powyżej przeglądarki internetowej umożliwiającej dostęp do Platformy, w wersji wspieranej przez Usługodawcę;
3. uzyskania dostępu do Konta Administratora lub Użytkownika, posiadającego dostęp do Konta Organizacji i pozostawania zalogowanym do takiego Konta;
Korzystanie z określonych funkcjonalności Platformy może wymagać udzielenia dostępu do zasobów lub funkcji Urządzenia wykorzystywanego przez Administratora lub Użytkownika do korzystania z Platformy, takich jak pamięć Urządzenia, aparat czy mikrofon. Administrator lub Użytkownik, decydując się na skorzystanie z funkcjonalności, które wymagają dostępu do tych zasobów lub funkcji, wyrażają zgodę na ich wykorzystanie w ramach realizacji funkcjonalności Platformy. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za brak dostępu do funkcjonalności Platformy, wynikający z odmowy udzielenia niezbędnych zezwoleń przez Administratora lub Użytkownika.
W ramach określonych funkcjonalności Platformy, Usługodawca umożliwia integrację Platformy z narzędziami lub informacjami od podmiotów trzecich, w tym danych pochodzących z kont bankowych Organizacji. W celu skorzystania z integracji Organizacja jest zobowiązana do podania niezbędnych danych wskazanych przez Usługodawcę za pośrednictwem Platformy lub w inny sposób wskazany przez Usługodawcę lub stronę trzecią. Podanie danych, o których mowa w zdaniu poprzedzającym jest jednoznaczne z wyrażeniem dobrowolnej zgody na ww. Iintegrację na zasadach określonych przez dostawców ww. narzędzi oraz przetwarzanie danych w ramach wskazanych funkcjonalności.
REJESTRACJA I KONTA
Uruchomienie dostępu do Platformy jest możliwe wyłącznie za pośrednictwem Konta Administratora, po dokonaniu rejestracji zgodnie z postanowieniami niniejszego pkt 4 Regulaminu, z zastrzeżeniem pkt 4.2 poniżej. Dostęp do Platformy bez dokonania zalogowania do konta tj. w trybie „gościa” nie jest możliwy.
Rejestracja Konta Administratora nie jest równoznaczna z możliwością korzystania z Platformy. Aktywny dostęp do funkcjonalności Platformy w ramach Kont jest możliwy wymaga aktywacji Subskrypcji zgodnie z postanowieniami pkt 5 Regulaminu.
Rejestracja Konta Administratora wymaga:
1. uzupełnienia formularza rejestracyjnego dostępnego na Platformie o wszelkie wymagane dane, w tym w szczególności: nazwę Organizacji, imię i nazwisko Administratora, adres poczty elektronicznej oraz unikalne silne hasło składające się co najmniej z 8 znaków alfanumerycznych uwzględniając duże i małe litery, jak również co najmniej jeden znak specjalny;
2. zapoznania się z Regulaminem i jego załącznikami udostępnionymi Użytkownikowi w procesie rejestracji Konta Administratora potwierdzenia rejestracji Konta Administratora przez Administratora i akceptacji postanowień Regulaminu i jego załączników, poprzez zaznaczenie odpowiedniej rubryki w dostępnym formularzu; akceptacja postanowień Regulaminu i jego załączników przez Administratora oznacza także, że Regulamin i jego załączniki zostały zaakceptowane przez Organizację;
3. wykonania ewentualnych innych czynności wymaganych z poziomu Platformy lub poza Platformą w procesie Rejestracji, jak np. autoryzacji adresu poczty elektronicznej.
Razem z rejestracją Konta Administratora, zgodnie z postanowieniami pkt 4.1 - 4.3 powyżej, dochodzi to utworzenia Konta Organizacji.
Administrator z poziomu Konta Administratora ma dostęp do wszelkich uprawnień, danych i funkcjonalności dostępnych w ramach Konta Organizacji znajdującego się na Platformie. W szczególności, z poziomu Konta Administratora możliwe jest decydowanie o Subskrypcji i jej zakresie, zarządzanie dostępem do Konta Organizacji w ramach Platformy, w tym do poszczególnych funkcjonalności, przyznawanie uprawnień Administratora oraz uprawnień Użytkownika z możliwością różnicowania uprawnień i dostępu do funkcjonalności dla poszczególnych Użytkowników.
W przypadku przyznania przez Administratora po utworzeniu Konta Organizacji uprawnień Administratora także innym osobom upoważnionym przez Organizację, Konta takich osób uważane są za Konta Administratora. Przyznanie uprawnień Administratora wymaga w pierwszej kolejności założenia Konta Użytkownika zgodnie z procedurą wskazaną w pkt 4.7 i następnych poniżej, a następnie udzielenia odpowiednich dostępów Administratora Użytkownikowi przez Administratora. W przypadku, o którym mowa w zdaniu poprzednim, Użytkownik, któremu przyznano uprawnienia Administratora, staje się Administratorem.
Administrator w ramach Konta Administratora ma możliwość tworzenia kont dla Użytkowników i przypisywania im określonych uprawnień i dostępu do wybranych funkcjonalności.
Utworzenie Konta Użytkownika wymaga:
1. stworzeniauzupełnienia przez Administratora profilu pracownika/współpracownika poprzez uzupełnienie formularza rejestracyjnego dostępnego w odpowiednim panelu Platformy, w tym podania danych niezbędnych do założenia Konta Użytkownika, takich jak: imię i nazwisko oraz adres poczty elektronicznej;
2. przypisania pracownikowi/współpracownikowi uprawnień Użytkownika, przez wybór przycisku „Dodaj Użytkownika”, w którym to kroku na adres poczty elektronicznej danego pracownika/współpracownika zostanie przesłane zaproszenie z linkiem aktywującym;
3. weryfikacji adresu poczty elektronicznej poprzez wejście w link, o którym mowa w pkt 4.8.2 powyżej oraz ustanowienia przez Użytkownika unikalnego i silnego hasła w ramach wyświetlonego formularza;
4. potwierdzenia zapoznania się treścią i akceptacją niniejszego Regulaminu i jego załączników, w ramach pierwszego logowania do Konta, poprzez zaznaczenie odpowiedniego okienka z oświadczeniem o akceptacji.

zapoznania się przez Użytkownika z Regulaminem i jego załącznikami udostępnionymi Użytkownikowi przy pierwszym logowaniu w ramach Konta Użytkownika lub w inny sposób stosowany przez Usługodawcę;

potwierdzenia rejestracji Konta Użytkownika przez Użytkownika i akceptacji postanowień Regulaminu i załączników, poprzez zaznaczenie odpowiedniej rubryki w dostępnym formularzu lub w innych sposób stosowany przez Usługodawcę;
ustanowienia unikalnego hasła przez Użytkownika po kliknięciu w link aktywacyjny;
wykonania ewentualnych innych czynności wymaganych z poziomu Platformy w procesie tworzenia Konta Użytkownika, jak np. autoryzacji adresu poczty elektronicznej
Tworzenie Kont Użytkowników i przypisywanie im uprawnień nie podlega jakimkolwiek ograniczeniom lub limitom ilościowym, przy czym w przypadku gdy działania Organizacji, w imieniu której występuje Administrator, skutkują przekroczeniem wybranego zakresu Subskrypcji, zmiany te traktowane są jako rozszerzenie zakresu Subskrypcji, skutkujące zmianą należnej Opłaty subskrypcyjnej zgodnie z postanowieniami pkt 5.6 Regulaminu i powstaniem obowiązku zapłaty po stronie Organizacji.
SUBSKRYPCJA I PŁATNOŚCI
Dostęp do funkcjonalności Platformy jest możliwy w przypadku aktywacji Subskrypcji oraz pod warunkiem dokonywania okresowych płatności zgodnie z postanowieniami niniejszego pkt 5 Regulaminu, z zastrzeżeniem postanowień pkt 5.12 poniżej.
Zakres dostępnych funkcjonalności Platformy oraz wysokość należnych Opłat subskrypcyjnych zależy od wybranego zakresu Subskrypcji oraz/lub od liczby Kont przypisanych do Organizacji. Szczegóły dotyczące dostępnych funkcjonalności Platformy w ramach poszczególnych zakresów Subskrypcji, a także odpowiadające im Opłaty subskrypcyjne są określone w Cenniku.
Usługodawca ma prawo aktualizacji Cennika z zachowaniem procedury zmiany Regulaminu określonej w pkt 13.1 Regulaminu. Usługodawca, dbając o dobrą współpracę z Organizacją, zapewnia stabilność cenową Organizacji i oświadcza, że poszczególne pozycje Cennika zmiany aktualizacyjne Cennika nie będą aktualizowane nie wprowadzane częściej niż raz w roku kalendarzowym i będą uwzględniać wyłącznie stopień wzrostu inflacji oraz kosztów świadczenia usług przez Usługodawcę.
W celu aktywacji Subskrypcji, Organizacja, w imieniu której działa Administrator, dokonuje wyboru zakresu Subskrypcji na Platformie, a następnie uzupełnienia wymagane dane i niezwłocznie dokonuje płatności należnej Opłaty subskrypcyjnej za pośrednictwem Operatora Płatności, podając, w tym w celu szczegółowe szczególności informacje na temat środka płatności wykorzystywanego w celu uiszczania płatności. i niezwłocznie dokonuje płatności należnej Opłaty subskrypcyjnej.
Dokonanie Płatności następuje poprzez obciążenie przez Operatora Płatności środka płatności Organizacji, zgodnie z przekazanymi danymi. Usługodawca zastrzega, że dokonywanie Płatności z tytułu Subskrypcji lub zmiana warunków Płatności może wymagać przekierowania do stron internetowych podmiotów trzecich, w szczególności Operatora Płatności i podjęcia przez Administratora w imieniu Organizacji dodatkowych działań w ramach tych stron.
Aktywacja Subskrypcji następuje niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 24 (słownie: dwadzieścia cztery) godzin od chwili odnotowania płatności z tytułu wybranej Subskrypcji przez Usługodawcę. Moment aktywacji Subskrypcji jest równoznaczny z zawarciem pomiędzy Usługodawcą i Organizacją umowy na świadczenie usług dostępu do Platformy na czas nieokreślony, w zakresie przewidzianym dla wybranej Subskrypcji.
Organizacja może w dowolnym momencie obowiązywania Subskrypcji dokonywać jej zmian, poprzez rozszerzenie lub ograniczenie zakresu Subskrypcji, zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu, w szczególności pkt 5.86–5.97 poniżej.
Rozszerzanie zakresu Subskrypcji aktywowane jest niezwłocznie i skutkuje zmianą wysokości Opłaty subskrypcyjnej, zgodnie z obowiązującym Cennikiem. Opłaty subskrypcyjne naliczane są proporcjonalnie do okresu korzystania w bieżącym Okresie rozliczeniowym. W przypadku, gdy w bieżącym Okresie rozliczeniowym Administrator dokonał rozszerzenia zakresu Subskrypcji, dodatkowa opłata zgodnie z postanowieniami zdania poprzedniego zostanie pobrana przez Operatora płatności niezwłocznie po dokonaniu rozszerzenia, z zastrzeżeniem postanowień pkt 5.6 powyżej.
Zmiany polegające na ograniczeniu zakresu Subskrypcji obowiązują od początku Okresu rozliczeniowego następującego po Okresie rozliczeniowym, w którym została dokonana zmiana. Opłaty subskrypcyjne za bieżący Okres rozliczeniowy pozostają niezmienione i nie podlegają zwrotowi.
Opłaty subskrypcyjne należne Usługodawcy od Organizacji z tytułu Subskrypcji pobierane są z góry, automatycznie oraz cyklicznie, przed rozpoczęciem Okresu rozliczeniowego za ten Okres rozliczeniowy, najpóźniej przed rozpoczęciem Okresu rozliczeniowego. Płatność jest dokonywana na podstawie podanych przez Administratora danych dotyczących środka płatności, poprzez obciążenie środka płatności, kwotą odpowiadającą należności za dany Okres rozliczeniowy. Organizacja ponosi odpowiedzialność za dokładność i aktualność danych dotyczących Płatności.
Rozliczenie wszelkich Płatności związanych z korzystaniem z Platformy jest realizowane za pośrednictwem zewnętrznego Operatora płatnościdostawcy – Stripe. Warunki dokonania płatności za pośrednictwem zewnętrznego dostawcy odbywają się podstawie regulaminów i polityk udostępnianych przez tego zewnętrznego dostawcę. Organizacja będzie otrzymywała potwierdzenie dokonania poszczególnych Płatności. Organizacja jest zobowiązana do zapoznania się z warunkami świadczenia usług przez te podmioty, a Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za korzystanie z usług przez Organizację, a także za jakiekolwiek działania lub zaniechania podmiotów trzecich.
Wysokość Opłat subskrypcyjnych wskazanych w Cenniku stanowi kwoty netto, które będą powiększane o podatek od towarów i usług (VAT) w obowiązującej stawce, jeśli zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego w Polsce występuje podatek VAT. Wszelkie Opłaty subskrypcyjne będą rozliczane w walucie EUR lub PLN według kursu wymiany przyjętego przez Operatora Płatności z dnia dokonywania Płatności.
Płatność Opłat subskrypcyjnych będzie dokumentowana fakturami VAT przesyłanymi Organizacji w terminie 3 dni____ za pośrednictwem Platformy lub w inny sposób wskazany przez Usługodawcę. Organizacja wyraża zgodę na wystawianie i przesyłanie Organizacji faktur VAT w formie elektronicznej, w tym przez udostępnienie za pośrednictwem Platformy lub w formie wiadomości wysłanej na adres poczty elektronicznej Organizacji.
Organizacje, które wcześniej nie korzystały z Platformy mogą skorzystać z 14-dniowego (słownie: czternaście) okresu próbnego i bezpłatnie korzystać z Platformy i jej modułów i funkcjonalności w wybranych w momencie aktywacji Subskrypcji, z zastrzeżeniem pkt 5.15-5.17 poniżej.
W celu skorzystania z okresu próbnego, Organizacja jest zobowiązana do aktywacji Subskrypcji zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu, z zastrzeżeniem że nie wymaga ona podania danych dotyczących środka płatności, a w okresie próbnym Opłata subskrypcyjna nie jest naliczana. Podanie ww. danych i uiszczenie Opłaty subskrypcyjnej będzie wymagane w celu korzystania z Platformy po zakończeniu okresu próbnego.
W przypadku braku aktywacji Subskrypcji po zakończeniu okresu próbnego, Organizacja utraci możliwość zarządzania danymi i Materiałami na Platformie, posiadając jedynie możliwość ich podglądu. Dane i Materiały Organizacji będą przechowywane zgodnie z zasadami określonymi w pkt 8.7 niniejszego Regulaminu.
W niektórych przypadkach Usługodawca może zaproponować nowej organizacji dłuższy okres próbny lub inne warunki okresu próbnego, o którym mowa w pkt 5.14 powyżej.
Każda Organizacja w ramach pierwszej aktywacji Subskrypcji korzysta z 14 (słownie: czternaście) dniowego okresu próbnego, w ramach którego korzystanie z Platformy będzie wolne od Opłat subskrypcyjnych. Po upływie bezpłatnego okresu próbnego, jeżeli Organizacja nie zrezygnuje z korzystania z Platformy, świadczenie usług będzie kontynuowane zgodnie z obowiązującym zakresem Subskrypcji, a Usługodawca rozpocznie naliczanie należnych Opłat subskrypcyjnych.
Usługodawca jest uprawniony do ustalania indywidualnego okresu próbnego dla danej Organizacji, innego niż wskazany w pkt 5.12 powyżej.

KORZYSTANIE Z PLATFORMY
Organizacja, a także Administrator oraz każdy z Użytkowników jest z osobna zobowiązany do korzystania z Platformy zgodnie z jej przeznaczeniem i obowiązującymi przepisami prawa, a także z poszanowaniem praw i dóbr innych osób, w szczególności:
1. nie są uprawnieni do wykorzystywania Platformy w sposób sprzeczny z jej przeznaczeniem lub mogący wpływać na bezpieczeństwo Platformy i gromadzonych przez nią danych;
2. są zobowiązani do niepodejmowania jakichkolwiek działań nielegalnych, nieetycznych lub naruszających prawa jakichkolwiek podmiotów lub osób trzecich;
3. są zobowiązani do niepodejmowania jakichkolwiek działań zmierzających do modyfikacji, deasemblacji, dekompilacji lub inżynierii wstecznej Platformy;
4. są zobowiązani do niepodejmowania jakichkolwiek działań mogących zakłócić normalne działanie Platformy.
Organizacja jest zobowiązana do uzyskania wszelkich niezbędnych zgód na wprowadzanie, przechowywanie oraz przetwarzanie w ramach Platformy Danych osobowych oraz innych Materiałów, informacji i danych wykorzystywanych w ramach Platformy przez Organizację.
Administrator i Użytkownicy są odpowiedzialni za właściwe zabezpieczenie danych dostępowych do Kont. Organizacja ponosi wyłączną odpowiedzialność za wejście w posiadanie ww. danych dostępowych przez osoby nieupoważnione. W przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa danych dostępowych do Kont, Organizacja, Użytkownik oraz Administrator powinni niezwłocznie poinformować Usługodawcę.
Usługodawca rejestruje wybrane działania związane z aktywnością Administratora i Użytkowników w ramach Platformy, w szczególności wszelkie czynności polegające na zarządzaniu uprawnieniami Kont oraz Subskrypcją. Informacje o rejestrowanych działaniach, jak również sam wykaz zarejestrowanych działań są udostępniane na każde żądanie Administratora. Usługodawca jednocześnie zapewnia bezpieczeństwo danych i Materiałów znajdujących się na Koncie Organizacji, o czym szerzej mowa w pkt 11 Regulaminu.
W związku z nieustannym dążeniem przez Usługodawcę do doskonalenia Platformy i rozwijania jej funkcjonalności, Usługodawca zachęca Organizację, Administratora oraz Użytkowników do zgłaszania wszelkich sugestii, uwag i opinii dotyczących funkcjonowania Platformy za pośrednictwem panelu dostępnego w Platformie lub w ramach innej komunikacji z Usługodawcą. Usługodawca zapewnia, że wszelkie otrzymane informacje będą analizowane, a Usługodawca zastrzega sobie prawo do ich uwzględnienia, za co Administratorowi lub Użytkownikowi dokonującemu zgłoszenia nie będzie należne jakiekolwiek wynagrodzenie.
LICENCJE I ZGODY
Z chwilą zawarcia umowy świadczenia usług dostępu do Platformy, zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu, Usługodawca udziela Organizacji nieprzenoszalnej licencji niewyłącznej na korzystanie z Platformy bez jakichkolwiek ograniczeń terytorialnych, w zakresie obejmującym normalne korzystanie z Platformy i jej funkcjonalności w ramach Konta Organizacji, na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie oraz właściwych dla wybranego zakresu Subskrypcji.
Licencja, o której mowa w pkt 7.1 powyżej jest udzielana na okres obowiązywania umowy na korzystanie z Platformy przez Organizację zgodnie z postanowieniami Regulaminu.
Jednocześnie, Usługodawca oświadcza, że żaden inny podmiot korzystający z Platformy na podstawie odrębnej umowy nie będzie miał wglądu ani dostępu do danych Organizacji dostępnych w ramach Konta Organizacji założonego na Platformie, w tym nie będzie miał dostępu do informacji przypisanych do Konta Administratora ani do Konta poszczególnych Użytkowników.
W celu uniknięcia wszelkich wątpliwości wskazuje się, że Usługodawca pozostaje wyłącznym właścicielem Platformy oraz wszelkich praw do Platformy oraz jej funkcjonalności, w tym praw własności intelektualnej. Udzielenie licencji Organizacji do korzystania z Platformy w ramach Konta Organizacji nie oznacza przeniesienia na Organizację przez Usługodawcę jakichkolwiek praw do Platformy ani jej elementów. Usługodawca jest uprawniony do udzielania licencji do korzystania z Platformy innym podmiotom według własnego uznania i bez żadnych ograniczeń, z tym zastrzeżeniem, że takie licencje nie będą uprawniały żadnego podmiotu trzeciego do dostępu do Konta Organizacji innego podmiotu. Każda Organizacja posiada dostęp wyłącznie do swojego Konta Organizacji.
Z chwilą udostępnienia lub publikacji Materiałów i danych w Platformie przez Organizację, w tym Administratora lub Użytkownika, w ramach Konta Organizacji, Organizacja udziela Usługodawcy niewyłącznej i nieodpłatnej licencji na korzystanie z Materiałów i danych, bez jakichkolwiek ograniczeń czasowych lub terytorialnych, w celu i w zakresie niezbędnym do należytej realizacji obowiązków Usługodawcy wynikających z umowy świadczenia usług dostępu do Platformy. Dla uniknięcia wszelkich wątpliwości, Strony zgodnie oświadczają, że Usługodawca nie jest uprawniony do korzystania z licencji, o której mowa w zdaniu poprzednim, poza Platformą i Kontem Organizacji, chyba że co innego wynika z Regulaminu lub Organizacja wyraziła na to wyraźną zgodę.
Organizacja zachowuje wszelkie prawa do Materiałów i innych danych udostępnianych i przekazywanych przez Administratora i Użytkowników w ramach Platformy, o ile przysługują jej one zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
REZYGNACJA Z SUBSKRYPCJI I USUWANIE KONTA
Umowa na świadczenie usług dostępu do Platformy wskazana w Regulaminie ulega rozwiązaniu z inicjatywy Organizacji:
w przypadku rezygnacji z Subskrypcji przez Organizację, poprzez:
1. złożenie oświadczenia o wypowiedzeniu umowy na świadczenie usług dostępu do Platformy w formie pisemnej na adres siedziby Usługodawcy lub w formie dokumentowej na adres poczty elektronicznej Usługodawcy: sales@flowtly.com;
2. skorzystanie z opcji rezygnacji dostępnej w Platformie;

wraz z końcem Okresu rozliczeniowego w którym Organizator dokona rezygnacji z Subskrypcji;

w przypadku zaprzestania korzystania z Platformy i usunięcia Konta Organizacji poprzez złożenie oświadczenia o odpowiedniej treści w formie pisemnej na adres siedziby Usługodawcy lub w formie dokumentowej na adres mailowy Usługodawcy wskazany w pkt 8.1.1.1. powyżej;

wraz z momentem potwierdzenia zamiaru usunięcia Konta Organizacji przez Administratora;

w przypadku niemożliwości pobrania płatności należnej Opłaty subskrypcyjnej za kolejny Okres rozliczeniowy, wraz z końcem poprzedniego Okresu rozliczeniowego;
w innych przypadkach przewidzianych odrębną umową zawartą pomiędzy Organizacją i Usługodawcą - w terminach określonych w tych umowach.
Umowa na świadczenie usług dostępu do Platformy wskazana w Regulaminie ulega natychmiastowemu rozwiązaniu z inicjatywy Usługodawcy, poprzez złożenie oświadczenia o odpowiedniej treści w formie pisemnej na adres siedziby Organizacji lub w formie dokumentowej na adres mailowy Organizacji, jeżeli Organizacja, w tym Administrator lub dowolny Użytkownik, naruszyła postanowienia Regulaminu lub przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
W przypadku braku akceptacji nowej treści Regulaminu, zmienionej zgodnie z postanowieniami pkt 13.1 Regulaminu, Organizacja jest uprawniona do złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy świadczenia usług dostępu do Platformy w terminie 7 dni od otrzymania informacji o zmienionej treści Regulaminu. W takim przypadku ww. Umowa pomiędzy Organizacją i Usługodawcą zostaje rozwiązana z chwilą wejścia w życie nowego Regulaminu, a Administrator oraz Użytkownicy posiadający konto w ramach Organizacji tracą dostęp do Platformy.
Niezależnie od powyższego, Administrator ma prawo odstąpienia od umowy świadczenia usług dostępu do Platformy bez podania przyczyny, w terminie 14 dni od zawarcia ww. umowy, składając oświadczenie o odpowiedniej treści w formie pisemnej na adres siedziby Usługodawcy lub w formie dokumentowej na adres mailowy Usługodawcy wskazany w pkt 8.1.1.1. powyżej. Odstąpienie jest skuteczne od chwili otrzymania przez Usługodawcę oświadczenia, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym.
W przypadkach, o których mowa w pkt 8.1–8.3 powyżej, opłaty wniesione za trwający Okres rozliczeniowy nie podlegają zwrotowi.
Z chwilą rozwiązania umowy na świadczenie usług dostępu do Platformy zawartej pomiędzy Organizacją i Usługodawcą, niezależnie od przyczyn jej rozwiązania, Organizacja, w tym Administrator i Użytkownicy, tracą możliwość zarządzania danymi i Materiałami przechowywanymi w ramach Platformy.dostęp do funkcjonalności Platformy, w szczególności Konta Organizacji oraz Kont Administratora oraz Użytkowników, a wWszelkie Materiały i dane przechowywane w ramach Platformy i dostępne do wglądu przez Organizację przez okresy wskazane w pkt 8.7 poniżej, a następniesą usuwane, za co Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności. Po rozwiązaniu umowy na świadczenie usług dostępu do Platformy, przywrócenie usuniętego Konta Organizacji, ani poszczególnych Kont nie jest możliwe.
W przypadku rezygnacji z Subskrypcji przez którąkolwiek ze Stron i nie dokonania jej ponownej aktywacji, Usługodawca będzie przechowywał dane i Materiały udostępnione w ramach Platformy przez następujące okresy:
1. 3 (słownie: trzy) miesiące od daty rozwiązania Umowy na świadczenie usług dostępu do Platformy - w odniesieniu do danych i Materiałów wprowadzonych przez Organizację i Użytkowników;
2. 2 (słownie: dwa) tygodnie od daty rozwiązania Umowy na świadczenie usług dostępu do Platformy - w odniesieniu do danych związanych z integracją usług zewnętrznych.
W przypadku rozwiązania umowy na świadczenie usług dostępu do Platformy, Administrator jest odpowiedzialny za podjęcie działań w celu archiwizacji lub zabezpieczenia Materiałów i ww. danych przed rozwiązaniem umowy na świadczenie usług dostępu do Platformy. Usługodawca umożliwi Organizacji odbiór tych Materiałów i ww. Danych w formie surowej bazy danych lub w innej formie wskazanej przez Usługodawcę. W przypadku rozwiązania umowy na świadczenie usług dostępu do Platformy, wznowienie korzystania z Platformy jest możliwe wyłącznie po ponownym przeprowadzeniu procedury określonej w punkcie 5.4 Regulaminu. W przypadku rozwiązania umowy, o której mowa w zdaniu poprzedzającym w trybie, o którym mowa w pkt 8.1.2 powyżej, wznowienie korzystana z Platformy wymaga ponadto stworzenia nowego Konta Administratora, zgodnie z procedurą określoną w pkt 4 Umowy.
DOSTĘPNOŚĆ PLATFORMY
Usługodawca zobowiązuje się zapewnić dostępność Platformy i jej funkcjonalności dostępnych w ramach Subskrypcji wybranej przez Organizację na poziomie minimum 98% (słownie: dziewięćdziesiąt osiem) czasu w skali Okresu rozliczeniowego, z wyłączeniem:
1. prowadzenia prac konserwacyjnych i modernizacyjnych zgodnie z postanowieniami pkt 9.3 poniżej;
2. sytuacji wynikających z działania siły wyższej;
3. problemów technicznych po stronie Organizacji, w tym Administratora lub Użytkownika, włączając problemy związane z infrastrukturą internetową lub sprzętem.
W przypadku niespełnienia warunków dostępności, o których mowa w pkt 9.1 powyżej, Organizacja ma prawo do proporcjonalnego obniżenia Opłaty subskrypcyjnej za dany Okres rozliczeniowy. Warunkiem skorzystania z tego prawa jest złożenie Reklamacji zgodnie z procedurą określoną w pkt 10 Regulaminu i pozytywne rozpatrzenie przez Usługodawcę.
Usługodawca zobowiązuje się wykonywać prace konserwacyjne i modernizacyjne w godzinach nocnych (tj. pomiędzy 22:00 a 7:00), powiadomić o nich Administratora oraz Użytkowników za pośrednictwem Platformy z co najmniej 3 (słownie: trzy) dniowym wyprzedzeniem. Usługodawca zastrzega jednak, że od czasu do czasu prace konserwacyjne i modernizacyjne mogą być prowadzone także w innych godzinach, o czym Administrator oraz Użytkownicy będą informowani z wyprzedzeniem.
Na wniosek Administratora, Usługodawca może zapewnić wsparcie konsultanta w zakresie korzystania z funkcjonalności Platformy obejmujące m.in.:
1. pomoc w konfiguracji i zarządzania ustawieniami poszczególnych funkcjonalności Platformy;
2. szkolenie dla Administratora lub Użytkowników dotyczące efektywnego wykorzystania narzędzi dostępnych w Platformie;
3. rozwiązywanie problemów związanych z bieżącym użytkowaniem Platformy.
Wsparcie konsultanta, o którym mowa w pkt 9.4 powyżej jest świadczone w formie zdalnej i - w przypadku, gdy Organizacja zwróci się z prośbą o dokonanie czynności lub wprowadzenie określonych zmian - wymaga utworzenia przez Administratora Konta dedykowanego dostępu dla konsultanta. Powyższe ma na celu zapewnienie poufności i bezpieczeństwa Materiałów i danych umieszczanych przez Organizację na Koncie Organizacji. Alternatywnie, Organizacja może skorzystać ze wsparcia konsultanta w formie instruktażowej - tj. otrzymując szereg informacji w jaki sposób samodzielnie dokonać określonych czynności lub zmian.
Świadczenie usług wsparcia przez konsultanta może wiązać się z dodatkowymi kosztami, których wysokość oraz warunki zostaną uzgodnione indywidualnie między Stronami, przed rozpoczęciem świadczenia usług wsparcia przez konsultanta.
REKLAMACJE
W przypadku wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości dotyczących funkcjonowania Platformy, Administrator lub Użytkownik powinien w pierwszej kolejności skontaktować się z działem wsparcia za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego w Platformie.
Administrator oraz Użytkownik ma prawo złożenia nieodpłatnej Reklamacji dotyczącej nieprawidłowości w funkcjonowaniu Platformy.
Reklamacja może zostać złożona za pośrednictwem specjalnego formularza dostępnego w Platformie lub w formie pisemnej na adres siedziby Usługodawcy i powinna zawierać przynajmniej:
1. dane Administratora/Użytkownika oraz Organizacji;
2. wskazanie czego dotyczy Reklamacja;
3. wskazanie okoliczności uzasadniających Reklamację;
4. Żądanie w związku ze składaną Reklamacją.
Usługodawca może zwrócić się do Administratora o podanie innych informacji lub złożenie dodatkowych wyjaśnień w zakresie złożonej Reklamacji, o ile uzna to za niezbędne dla rozpoznania Reklamacji.
Reklamacja zostanie rozpoznana przez Usługodawcę w terminie 30 dni od daty otrzymania wszelkich informacji oraz wyjaśnień pozwalających na należyte rozpoznanie Reklamacji.
Administrator otrzyma odpowiedź na Reklamację niezwłocznie po jej rozpoznaniu, w sposób tożsamy ze sposobem złożenia Reklamacji przez Administratora.
BEZPIECZEŃSTWO DANYCH ORGANIZACJI
Dane osobowe są przetwarzane przez Usługodawcę w celu realizacji praw i zobowiązań wynikających z niniejszego Regulaminu zgodnie z postanowieniami Polityki Prywatności, stanowiącej załącznik nr 2 do Regulaminu.
Niektóre Dane osobowe oraz inne dane przekazane lub udostępnione przez Administratora lub Użytkowników w ramach Platformy, w tym informacje o metodach płatności, mogą być przetwarzane przez zewnętrznych dostawców, zaangażowanych przez Usługodawcę w związku ze świadczeniem usług dostępu do Platformy.
Usługodawca niniejszym informuje, że wszelkie Materiały i dane przekazywane lub udostępnianie przez Administratora lub Użytkowników w ramach Platformy, tj. przypisane do Konta Organizacji, będą przechowywane na serwerach zarządzanych przez Usługodawcę wyłącznie w celu umożliwienia należytego świadczenia usług dostępu do Platformy.
Usługodawca oświadcza, że wszelkie Dane osobowe, Materiały i inne dane przekazywane lub udostępniane przez Administratora lub Użytkowników w ramach korzystania z Platformy nie będą wykorzystywane przez Usługodawcę w innym celu niż świadczenie usług na rzecz Organizacji, w tym w szczególności w celu szkolenia algorytmów sztucznej inteligencji ani do żadnych innych działań niezgodnych z celem świadczenia usług dostępu do Platformy, o ile Organizacja nie udzielił na to uprzedniej, jednoznacznej i dobrowolnej zgody, z zastrzeżeniem zdania następnego. Zgoda nie jest wymagana w przypadku działań mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa, poprawę jakości świadczonych usług lub utrzymanie i rozwój funkcjonalności Platformy.
Usługodawca zobowiązuje się wdrażać środki bezpieczeństwa w celu zapewnienia ochrony przechowywanych Danych osobowych, Materiałów i danych, adekwatnych do oszacowanego ryzyka i możliwości technologicznych Usługodawcy. W szczególności, Usługodawca oświadcza, że gdzie uzna to za wymagane ze względu na charakter danych oraz ryzyko związane z ich przetwarzaniem, stosuje mechanizmy szyfrowania Danych osobowych, Materiałów i innych danych przypisanych do Konta Organizacji.
Usługodawca zastrzega, że dane udostępnione Organizacji w ramach postanowień pkt 8.7 Regulaminu, mogą wymagać dalszego przetwarzania lub formatowania przez Organizację w celu ich wykorzystania zgodnie z potrzebami Organizacji. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek trudności w odczytaniu lub wykorzystaniu danych po ich udostępnieniu.
Usługodawca zobowiązuje się podejmować wszelkie uzasadnione działania mające na celu ochronę Danych osobowych, Materiałów i danych zapewniając bezpieczne korzystanie z Platformy, w tym zapewnić ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem lub utratą, z zastrzeżeniem innych postanowień niniejszego Regulaminu.
Strony zgodnie oświadczają, że Usługodawca w ramach swojej działalności gospodarczej, w tym w szczególności w celach marketingowych oraz reklamowych, jest uprawniony do informowania innych podmiotów o liczbie organizacji oraz liczbie użytkowników korzystających z Platformy, na co Organizacja, Administrator oraz każdy z Użytkowników, wyraża zgodę.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Usługodawca odpowiada za dostępność usług dostępu do Platformy na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie, w szczególności pkt 9 Regulaminu.
Platforma służy jako narzędzie wspierające Organizacje w zarządzaniu procesami w Organizacji, jednak nie stanowi narzędzia księgowego ani systemu do szczegółowego rozliczania zobowiązań publiczno-prawnych, w tym podatków, składek na ubezpieczenia społeczne oraz wynagrodzeń. Wszelkie informacje generowane za pomocą Platformy należy traktować wyłącznie jako dane pomocnicze, które wymagają weryfikacji przez Organizację, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za kompletność ani prawidłowość danych, Materiałów lub innych informacji wprowadzanych przez Administratora lub Użytkowników w ramach korzystania z Platformy.
Z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, wszelka odpowiedzialność Usługodawcy wobec danej Organizacji z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań wynikających z niniejszego Regulaminu ograniczona jest do kwoty wynagrodzenia otrzymanego przez Usługodawcę od tej Organizacji z tytułu świadczenia usług za ostatnie 6 (słownie: sześć) miesięcy.
Organizacja ponosi wyłączną i pełną odpowiedzialność za sposób wykorzystania Platformy i jej funkcjonalności, w tym za wszelkie działania i zaniechania Administratora oraz poszczególnych Użytkowników.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu, z zachowaniem poniższych zasad:
1. Usługodawca jest zobowiązany każdorazowo poinformować Organizację, w tym Administratora i Użytkowników, o zmianie Regulaminu poprzez zamieszczenie odpowiedniej informacji w Platformie lub za pośrednictwem wiadomości email;
2. zmiana Regulaminu obowiązuje od terminu wskazanego przez Usługodawcę, przy czym nie może być on krótszy niż 14 dni od poinformowania zgodnie z pkt 13.1.1 powyżej o zmianie Regulaminu, chyba, że co innego wynika Regulaminu lub z obowiązujących przepisów prawa;
3. jakiekolwiek zmiany w zakresie Cennika są wiążące od początku okresu rozliczeniowego następującego po okresie, w którym zmiana zaczęła obowiązywać zgodnie z postanowieniami pkt 13.1.2 powyżej.
Usługodawca informuje, że korzystanie z Platformy wiąże się ze standardowymi zagrożeniami występującymi w sieci Internet, w tym w szczególności:
1. możliwością podszywania się pod Usługodawcę przez inne osoby lub podmioty, poprzez naśladowanie Platformy, w celu wyłudzenia informacji;
2. możliwością otrzymania niezamawianych treści elektronicznych (spam) często przenoszących wirusy komputerowe, czy odnośniki do złośliwych stron;
3. możliwością zainfekowania Urządzenia wykorzystywanego do korzystania z Platformy złośliwym oprogramowaniem, w tym oprogramowaniem szpiegującym.
Organizacja nie jest uprawniona do przenoszenia jakichkolwiek praw ani obowiązków wynikających z umowy o świadczenie usług dostępu do Platformy na osoby trzecie, bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy, pod rygorem nieważności.
Wszelkie spory związane z korzystaniem z Platformy rozstrzygane będą przez sądy właściwe dla siedziby Usługodawcy.
W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie mają zastosowanie przepisy prawa polskiego.
Załącznik stanowi integralną część niniejszego Regulaminu.
Regulamin wchodzi w życie z dniem _____ r.

Załączniki:

Polityka Prywatności.