Usługi wynajmu lokali

Flowtly umożliwia rozliczenie lokali biurowych, miejsc parkingowych czy innych rodzajów nieruchomości. Głównymi obiektami które należy skonfigurować to poza podstawowymi takimi jak Pracownicy, Urlopy, to również Zasoby, Zestawy atrybutów, same Atrybuty oraz Projekty, Klienci i Kontrahenci.

Wymagane moduły

• Pracownicy
• Czas pracy i projekty
• Kontrola kosztów
• Rezerwacja zasobów

Moduły pomocnicze

• Umowy pracownicze
• Urlopy
• Budżetowanie

Jak skonfigurować Organizację aby rozliczać wynajem?

1. Dodaj pracowników
2. Stwórz zestawy atrybutów
3. Stwórz atrybuty i połącz je do zestawów
4. Utwórz Zasoby
5. Dodaj najmu
6. Dodaj i podłącz klienta do wynajmu
7. Uzupełnij wartości startowe dla atrybutów
8. Cyklicznie twórz faktury

Dodawanie pracowników

Do pełnego wykorzystania funkcjonalności wymagane jest zdefiniowanie pracowników oraz ich ról w systemie. Należy wprowadzić wszystkich pracowników biorących udział w procesie takich jak osoba odpowiedzialna za finanse, za umowy, za kontakt z klientem czy osoby które wprowadzają dane w postaci stanów liczników czy wykonujących drobne remonty na terenie obiektu.

Tworzenie zestawu atrybutów

Jeśli Twoja firma posiada zasoby w postaci lokali biurowych, miejsc parkingowych, studzienek technicznych, magazynków czy innych, możliwych do wynajęcia obiektów, należy dodać je wszystkie do systemu. Dla każdej grupy takich obiektów należy stworzyć oddzielny zestaw atrybutów wg. jego typu. W ten sposób możemy w przyszłości rozróżnić atrybuty potrzebne do wyliczenia cen czy też pogrupować same zasoby. Dobrym wskaźnikiem do odseparowania takich obiektów jako oddzielny zestaw jest potencjalna możliwość innych cen, lub rodzaju rozliczeń wg atrybutu Np. miejsce parkingowe możemy rozróżnić na naziemne i podziemne.

Tworzymy więc zestawy:

• Lokal biurowy
• Lokal użytkowy
• Miejsce parkingowe naziemne
• Miejsce parkingowy podziemne
• Magazynek/Pomieszczenie gospodarcze
• Pomieszczenie techniczne
• Strudzienka teletechniczna

Tworzenie atrybutów i podłączanie ich do zestawu

Każdy z zestawów może cechować się niezależnymi atrybutami w postaci numerycznej czy tekstowej. Mogą one być również osadzone w jednostce czasu. Aby umożliwić rozliczanie kosztów energii elektrycznej należy utworzyć Atrybut "Licznik energii elektrycznej" jako typ "Stan" a w dalszej kolejności należy go podłączyć do wybranego zestawu np. "Lokal Biurowy". W ten sposób będzie w przyszłości wiadomo, że dany licznik należy zsumować dla wynajmu, a również kolejnych w przyszłości.

Proponowane Atrubuty dla zestawów:

• Lokal biurowy

  • Powierzchnia [Liczba]
  • Licznik energi elektrycznej [Stan]
  • Licznik wody zimnej [Stan]
  • Licznik wody ciepłej [Stan]

• Lokal użytkowy

  • Powierzchnia [Liczba]
  • Licznik energi elektrycznej [Stan]
  • Licznik wody zimnej [Stan]
  • Licznik wody ciepłej [Stan]
• Miejsce parkingowe naziemne
• Miejsce parkingowy podziemne

• Magazynek/Pomieszczenie gospodarcze

  • Powierzchnia [Liczba]
  • Licznik energi elektrycznej [Stan]

• Pomieszczenie techniczne

  • Powierzchnia [Liczba]
  • Licznik energi elektrycznej [Stan]

• Strudzienka teletechniczna

  • Licznik energi elektrycznej [Stan]

Tworzenie zasobów

Dla wspomnianych wcześniej zasobów należy utworzyć ich odpowiedniki we Flowtly. Należy utworzyć ich dokładnie taką samą ilość ile istnieje ich w rzeczywistości. Każdy fizyczny obiekt powienien posiadać swoją reprezentację w systemie.

Tworzymy:

• Lokale biurowe oznaczone kolejnymi numerami z przedrostkiem "B" np. "B1", "B2" itd.
• Lokale użytkowe oznaczone kolejnymi numerami z przedrostkiem "U" np. "U1", "U2" itd.
• Miejsca parkingowe naziemne "PN1", "PN2" itd.
• Miejsca parkingowe podziemne "PP1", "PP2" itd.
• Magazynek/Pomieszczenie gospodarcze "S1", "S2" itd.
• Pomieszczenie techniczne "PT1", "PT2" itd.
• Strudzienka teletechniczna "ST1", "ST2" itd.

Dodawanie najmu

Odzwierciedleniem fizycznych najmów w rzeczywistości jest podpisana umowa z klientem. We Flowtly musimy również mieć jej odwzorowanie. Dzieje się to za pomocą Projektu. Należy więc traktować projekt jako wynajem. Każdy w nich może mieć dowolną ilość zasobów podpięty pod najem. Jedynym kryterium podpinania zasobów pod jeden wynajem jest cena za taką samą jednostkę. Jeśli więc posiadasz najem w którym istnieje już jakiś lokal liczony za m², a klient zwraca się z prośbą o najem kolejnej, należy zdecydować czy podpiąć zasób pod istniejący czy utworzyć nowy. Kryterium w tej kwesti jest cena za 1m² - jeśli w naszym aneksie utrzymujemy te same ceny obiektów, można podpiąć nowy Zasób pod istniejący najem. Jeśli cena za nowy lokal się różni powinniśmy utworzyć nowy najem. Podobnie jeśli ceny w przyszłości mogą się zmieniać niezależnie. Powinnismy przewidzieć taką sytuację, lub poprostu utworzyć nowy najem w przyszłości podczas zmiany ceny jednego lokalu. Chcąc utrzymać grupowanie 1 najem = 1 klient, możemy wybrać opcję utworzenia fazy najmu, która umożliwi nam nadanie np. innych cen dla tej samej jednostki (m²).

Tworzymy:

• Najem na:

  • Lokal biurowy B1 oraz B2 z ceną za 1m²

  • ustawiamy cenę np 50zł dla Zestawu "Lokal biurowy", dla Atrybutu "Powierzchnia"

  • Miejsca parkignowe naziemne liczone za sztukę

  • ustawiamy cenę np. 200zł dla Zestawu "Miejsce parkignowe naziemne", bez wybierania atrybutu

  • Dla klienta A

• Najem na:

  • Lokal użytkowy U1 z ceną za 1m²

  • ustawiamy cenę np 55zł dla Zestawu "Lokal użytkowy", dla Atrybutu "Powierzchnia"

  • 10 miejsc parkingowych naziemnych liczonych za sztukę

  • ustawiamy cenę np. 200zł dla Zestawu "Miejsce parkignowe naziemne", bez wybierania atrybutu

  • 5 miejsc parkingowych podziemnych liczonych za sztukę

  • ustawiamy cenę np. 300zł dla Zestawu "Miejsce parkignowe podziemne", bez wybierania atrybutu

  • Dla klienta B
• itd.

Konfiguracja klienta

Do automatycznego rozliczenia najmu należy wprowadzić wszystkich swoich klientów, uwzględniając ich adresy mailowe gdzie wysyłane będą nasze faktury.

Wartości startowe atrybutów

Rozpoczynająć najem, należy wprowadzić wartości początkowe liczników. Startując najem od np. 1 czerwca, należy uzupełnić stan liczników najlepiej na dzień poprzedzający rozpoczęcie najmu, tak aby nowy najemca miał liczone faktyczne zużycie.

Tworzenie zbiorczych cyklicznych faktur

Wystawianie faktur może być zautomatyzowane. W widoku wystawiania faktur, poza możliwością wystawienia pojedynczej faktury, możemy wybrać opcję wystawiania ich zbiorczo. Widok oparty jest o aktywne projekty/usługi, gdzie w pierwszej kolejności wybieramy projekty dla których chcemy wystawić faktury a w dalszym etapie mamy możliwość wprowadzenia ew. korekt do poszczególnych pozycji na fakturze. Gdy wszystko wygląda dobrze, możemy je zbiorczo wygenerować a w ostatnim kroku wysłać do klientów.