HR & Personal

Mitarbeiter in Flowtly anlegen

Fügen Sie neue Teammitglieder hinzu, vergeben Sie Berechtigungen und aktivieren Sie Verträge, damit sie sofort mit Flowtly arbeiten können.

Dauer
10 Minuten
Niveau
Einsteiger
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Eine Organisation in Flowtly erstellen
Flowtly-Modul Employees mit geöffnetem Add-employee-Dialog

Bevor du beginnst

Jeder Mitarbeitende benötigt ein Flowtly-Profil, bevor Zeit erfasst oder Aufgaben zugewiesen werden können. Dieses Tutorial führt durch den gesamten Ablauf vom Kontakt bis zur Vertragsaktivierung.

Sie legen den Datensatz an, senden die Einladung, testen den Aktivierungslink und schließen die Vereinbarung ab, damit die Person im Tab Active erscheint.

Schritt für Schritt

Führe den Ablauf vollständig aus

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Schritt 1

Mitarbeiterdatensatz anlegen

Öffnen Sie Employees, klicken Sie auf „Add employee“ und tragen Sie Vorname, Nachname, Flowtly-E-Mail sowie optional Kontaktmail und Telefon ein. Speichern Sie, sobald der Button aktiv ist.

Tipps
  • Nutzen Sie die Firmenadresse für den Login und die Kontaktmail für persönliche Kommunikation.
Add-employee-Dialog mit Feldern für Name, E-Mail und Telefon
Add-employee-Dialog mit Feldern für Name, E-Mail und Telefon
Schritt 2

Berechtigungen vergeben

Öffnen Sie im Profil den Tab Permissions, klicken Sie auf Edit, wählen Sie das passende Zugriffslevel (z. B. Admin) und speichern Sie.

Tipps
  • Admin-Rechte nur an Personen vergeben, die Einstellungen oder Abrechnung verwalten.
Reiter Permissions mit Auswahl des Rollenprofils
Reiter Permissions mit Auswahl des Rollenprofils
Schritt 3

Einladung senden

Gehen Sie zurück zur Employees-Liste, klicken Sie auf das Umschlag-Symbol neben der Person, prüfen Sie das Einladungspopup und senden Sie die Nachricht.

Tipps
  • Über dasselbe Symbol können Sie eine Einladung erneut verschicken, falls die Mail verloren geht.
Mitarbeiterliste mit markiertem Umschlag und Invite-Dialog
Mitarbeiterliste mit markiertem Umschlag und Invite-Dialog
Schritt 4

Aktivierungslink abschließen

Öffnen Sie die Einladung in einem privaten Fenster, füllen Sie das Registrierungsformular aus, setzen Sie das Passwort und bestätigen Sie den Link. Danach wieder im Admin-Konto anmelden.

Tipps
  • Nutzen Sie den Incognito-Modus, damit Ihre Admin-Sitzung bestehen bleibt.
Aktivierungsmail und Registrierungsformular in einem privaten Fenster
Aktivierungsmail und Registrierungsformular in einem privaten Fenster
Schritt 5

Profil prüfen und Agreements öffnen

Bis eine Vereinbarung existiert, bleibt die Person als Inactive markiert. Öffnen Sie das Profil und wechseln Sie zum Tab Agreements.

Tipps
  • Vereinbarungen halten HR und Payroll synchron – erstellen Sie sie direkt nach dem Invite.
Liste der Inactive-Mitarbeiter mit Hinweis auf Agreements
Liste der Inactive-Mitarbeiter mit Hinweis auf Agreements
Mitarbeiterprofil mit geöffneter Agreements-Registerkarte
Mitarbeiterprofil mit geöffneter Agreements-Registerkarte
Schritt 6

Vertragsdetails hinzufügen

Klicken Sie auf „Add agreement“, wählen Sie Typ, Position, Variante (z. B. Employment contract), Startdatum und Gehalt und speichern Sie.

Tipps
  • Das Startdatum steuert Payroll und Zugriffe – prüfen Sie es sorgfältig.
Add-agreement-Dialog mit Feldern für Typ und Position
Add-agreement-Dialog mit Feldern für Typ und Position
Formular mit Datums- und Gehaltsfeldern
Formular mit Datums- und Gehaltsfeldern
Schritt 7

Mitarbeiterstatus prüfen

Nach dem Speichern erscheint eine Erfolgsnachricht und der Mitarbeitende wandert in den Tab Active mit dem EC-Badge für Employment contract.

Tipps
  • Das EC-Badge zeigt sofort, wer einsatzbereit für Planung und Payroll ist.
Active-Tab der Mitarbeiterliste mit EC-Badge
Active-Tab der Mitarbeiterliste mit EC-Badge

Geschafft!

Der Mitarbeiter verfügt nun über ein aktives Konto mit passenden Rechten und Vertrag – ideal für Planung, Zeiterfassung und Payroll.

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