Erste Schritte

Kunden und Kontakt in Flowtly anlegen

Hinterlegen Sie Rechnungsdaten und Ansprechpartner, damit Rechnungen immer den richtigen Empfänger erreichen.

Dauer
6 Minuten
Niveau
Einsteiger
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Eine Organisation in Flowtly erstellen
Flowtly-Clients-Modul mit dem Button Add client

Bevor du beginnst

Kunden stehen im Zentrum des Flowtly-Abrechnungsprozesses. Bevor Sie Rechnungen erstellen, sollten alle relevanten Unternehmen vollständige Profile mit VAT-Angaben besitzen.

Dieses Tutorial zeigt den gesamten Ablauf: Kundenanlage, Überprüfung der Übersicht und Erfassung des ersten Kontakts.

Schritt für Schritt

Führe den Ablauf vollständig aus

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Schritt 1

Clients öffnen und Formular starten

Öffnen Sie über die linke Navigation Clients und klicken Sie auf „Add client“. Das Formular erscheint in der Seitenleiste.

Tipps
  • Wenn Sie Daten migrieren, beginnen Sie mit den Kunden, die Sie am häufigsten abrechnen.
Kundenliste mit sichtbarem Button Add client
Kundenliste mit sichtbarem Button Add client
Schritt 2

Kerndaten des Kunden eingeben

Tragen Sie VAT-Nummer, Land, Firmennamen, Ort, PLZ und optional Adresse ein. Wählen Sie die Standardwährung für Rechnungen und klicken Sie auf „Save“.

Tipps
  • Halten Sie die Adresse mit den Buchhaltungsunterlagen konsistent, um Rückfragen zu vermeiden.
Add-client-Formular mit VAT- und Adressfeldern
Add-client-Formular mit VAT- und Adressfeldern
Schritt 3

Übersichtsseite prüfen

Nach dem Speichern landen Sie auf der Kundenübersicht. Kontrollieren Sie im Informationspanel, ob alle Angaben stimmen.

Tipps
  • Nutzen Sie die Schnellaktionen, um direkt zu Rechnungen oder Kontakten zu springen.
Kundenübersicht mit hervorgehobenen Basisdaten
Kundenübersicht mit hervorgehobenen Basisdaten
Schritt 4

Zum Reiter Contacts wechseln und Kontakt hinzufügen

Öffnen Sie in der Kundenansicht den Tab Contacts und klicken Sie auf „Add contact“, um die erste Person zu erfassen.

Tipps
  • Legen Sie mindestens einen Billing-Kontakt an, damit Zustellmails immer jemanden erreichen.
Contacts-Tab mit der Aktion Add contact
Contacts-Tab mit der Aktion Add contact
Schritt 5

Kontaktdaten ausfüllen

Geben Sie Name, E-Mail, optional Telefon sowie den Typ (Contact, Billing, Debt collection) an und klicken Sie auf „Save“.

Tipps
  • Legen Sie getrennte Kontakte für Billing und Collections an, falls unterschiedliche Personen zuständig sind.
Kontaktformular mit Feldern für Name, E-Mail und Typ
Kontaktformular mit Feldern für Name, E-Mail und Typ
Schritt 6

Kontaktanlage bestätigen

Die Kontaktliste zeigt nun den neu angelegten Eintrag mit E-Mail und Typ – der Vorgang ist damit abgeschlossen.

Tipps
  • Sie können mehrere Kontakte speichern und beim Versand auswählen, wer eine Rechnung erhält.
Kontaktliste mit dem neu angelegten Eintrag
Kontaktliste mit dem neu angelegten Eintrag

Geschafft!

Der Kundenkontakt ist nun hinterlegt, sodass zukünftige Rechnungen und Erinnerungen alle Informationen besitzen.

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