Abrechnung

Ausgangsrechnung in Flowtly erstellen

Erfahren Sie, wie Sie Kundendaten erfassen, Positionen hinzufügen und die Rechnung direkt aus Flowtly versenden.

Dauer
8 Minuten
Niveau
Einsteiger
Flowtly-Modul Invoices öffnen Flowtly Knowledge Base
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Kunden und Kontakt in Flowtly anlegen
Rechnungsliste in Flowtly mit hervorgehobenem Add-invoice-Button

Bevor du beginnst

Für Ausgangsrechnungen benötigen Sie eine aktive Organisation, mindestens einen Kundenkontakt und ein verknüpftes Bankkonto. Dieses Tutorial geht davon aus, dass alles vorbereitet ist, und konzentriert sich nur auf den Rechnungsablauf.

Jeder Schritt spiegelt die Produktivoberfläche wider, sodass Sie Ihre erste Rechnung parallel erstellen oder Ihr Wissen auffrischen können.

Schritt für Schritt

Führe den Ablauf vollständig aus

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Schritt 1

Öffnen Sie Invoices und starten Sie einen Entwurf

Wählen Sie im Flowtly-Dashboard links Invoices und klicken Sie auf Add invoice. Ein neuer Entwurf mit editierbaren Kopfzeilen erscheint.

Tipps
  • Ist der Button deaktiviert, prüfen Sie, ob mindestens ein Bankkonto verbunden ist.
Invoices-Modul mit Add-invoice-Button in Flowtly
Invoices-Modul mit Add-invoice-Button in Flowtly
Schritt 2

Füllen Sie den Rechnungs-Kopf aus

Wählen Sie das Bankkonto für den Zahlungseingang, bestätigen Sie Währung und Kurs und wählen Sie den Kunden aus dem CRM. Flowtly vergibt Nummer und Rechnungsdatum automatisch.

Tipps
  • Nutzen Sie das Notes-Feld für Bestellnummern oder interne Referenzen.
Rechnungskopf mit Feldern für Bankkonto, Währung und Kunde
Rechnungskopf mit Feldern für Bankkonto, Währung und Kunde
Schritt 3

Produkte oder Services hinzufügen

Beschreiben Sie in der Positionstabelle jede Leistung mit Name, Menge, Einheit, Nettopreis und Steuersatz. Flowtly berechnet die Summen sofort und weist auf fehlende Pflichtfelder hin.

Tipps
  • Nutzen Sie eigene Zeilen für unterschiedliche Steuersätze, um die Buchhaltung korrekt zu halten.
Positionstabelle mit Spalten für Beschreibung, Menge, Preis und MwSt
Positionstabelle mit Spalten für Beschreibung, Menge, Preis und MwSt
Schritt 4

Summen prüfen und speichern

Scrollen Sie zur Zusammenfassung. Sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, färbt sich der Save-Button blau. Klicken Sie, um die Rechnung zu speichern und in die Bearbeitung zu wechseln.

Tipps
  • Nutzen Sie die Vorschau, um Netto- und Bruttowerte vor dem Speichern zu prüfen.
Rechnungsübersicht mit aktiviertem Save-Button
Rechnungsübersicht mit aktiviertem Save-Button
Schritt 5

PDF erzeugen und Versanddialog öffnen

Klicken Sie in der Bearbeitungsansicht auf „Generate PDF and send to customer“. Flowtly erstellt das PDF im Hintergrund und wechselt zum E-Mail-Bereich.

Tipps
  • Sie können das PDF zusätzlich lokal herunterladen, um es extern zu archivieren.
Rechnungsaktionen mit markierter Option Generate PDF and send to customer
Rechnungsaktionen mit markierter Option Generate PDF and send to customer
Schritt 6

Bereiten Sie die Kunden-E-Mail vor

Geben Sie die Empfängeradresse, optionale CCs ein und passen Sie Betreff oder Nachricht an. Flowtly hängt das neue PDF automatisch an.

Tipps
  • Speichern Sie Ihren bevorzugten Einleitungstext als Snippet, um ihn wiederzuverwenden.
E-Mail-Dialog mit Feldern für Empfänger, Betreff und Nachricht
E-Mail-Dialog mit Feldern für Empfänger, Betreff und Nachricht
Schritt 7

Senden und Zustellung prüfen

Klicken Sie auf „Send invoice“. Danach gelangen Sie zur Rechnungsliste zurück, sehen ein Erfolgsbanner und den aktualisierten Status.

Tipps
  • Nutzen Sie Filter, um Zahlstatus zu prüfen oder den Beleg später erneut zu senden.
Rechnungsliste mit versandter Rechnung und Erfolgs-Toast
Rechnungsliste mit versandter Rechnung und Erfolgs-Toast

Geschafft!

Ihr Kunde hat nun eine professionelle Rechnung sowie das PDF in Flowtly. Verbinden Sie als Nächstes Onlinezahlungen oder aktivieren Sie automatische Erinnerungen.

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