Flowtly – Datenschutzerklärung

1. Allgemeine Bestimmungen

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Flowtly Prosta Spółka Akcyjna („Flowtly“, „wir“, „uns“) personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet und schützt und welche Rechte Nutzer in Bezug auf ihre Daten haben.

Die Erklärung entspricht der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 (Datenschutz-Grundverordnung, „DSGVO“) sowie anderen anwendbaren Datenschutzgesetzen. Sie gilt für alle Nutzer der Flowtly-Plattform und für Personen, deren personenbezogene Daten im Zusammenhang mit ihrem Betrieb verarbeitet werden.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher ist Flowtly Prosta Spółka Akcyjna (Flowtly PSA) mit Sitz in ul. Młynarska 8/12, 01-194 Warschau, Polen, eingetragen im Unternehmensregister unter KRS 0001188143, NIP 5273180297, REGON 542625051, mit einem Grundkapital von 15.800 PLN.

Sie erreichen uns:

• per Post unter der oben genannten Adresse,
• per E-Mail: business.support@flowtly.com,
• oder über das auf der Plattform verfügbare Kontaktformular.

3. Kategorien der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Registrierungs- und Abodaten: Name, Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort, Name der Organisation, Position, Rechnungsdaten (Adresse, Steuer-ID) sowie der Umfang des gewählten Abonnements.
• Beschäftigungs- und HR-Daten: Namen, PESEL- oder nationale Identifikationsnummern, E-Mail-Adressen, Beschäftigungsdaten, Vergütung, Arbeitszeit, Qualifikationen und Urlaubsaufzeichnungen.
• Auftrags- und Rechnungsdaten: Firmenname, Adresse, Steuer-ID, Zahlungsbedingungen, Bankkontonummern, Rechnungskennungen und Steuerinformationen.
• Sensible Daten: nur wenn freiwillig bereitgestellt und zur Vertragserfüllung erforderlich (z. B. Gesundheitsdaten im Kontext von Krankenstand, Gewerkschaftszugehörigkeit zwecks Beiträgen oder demografische Daten für Gleichstellungsberichte).
• Technische Daten und Integrationen: Daten über Kontomatik (Bankkontohistorie) zur Abstimmung und Berichterstattung, Fehlerprotokolle von Sentry (Functional Software Inc.), Server-Logs, IP-Adressen und Cookies.
• Öffentlich verfügbare Daten: Daten aus KRS, REGON, CEIDG und anderen öffentlichen Registern zur Überprüfung von Vertragspartnern.
• Sonstige von Nutzern bereitgestellte Daten: Profilfotos, Avatare, hochgeladene Dateien (z. B. Rechnungen oder Zahlungsbestätigungen) sowie Inhalte der Korrespondenz mit unserem Support.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Flowtly verarbeitet Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung von Diensten und Kontoverwaltung: Registrierung von Organisationen, Berechtigungsmanagement, Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Rechnungsstellung, Projektbudgetierung und Reporting.
• Vertragserfüllung: Rechnungen ausstellen, Abonnementgebühren einziehen, technischen Support leisten und Serviceverfügbarkeit sicherstellen.
• Kommunikation mit Nutzern: Anfragen beantworten, Updates bereitstellen und über Serviceänderungen informieren.
• Rechtliche Pflichten: Buchhaltung, Steuerabrechnung und Archivierung von Dokumenten.
• Berechtigtes Interesse von Flowtly: Sicherheit gewährleisten, Betrug verhindern, Dienste verbessern und Rechtsansprüche durchsetzen oder abwehren.

Personenbezogene Daten werden nicht für andere als die oben genannten Zwecke verarbeitet, ohne vorherige Information und, falls erforderlich, Einwilligung der Nutzer.

5. Automatisierte Verarbeitung und Profiling

Flowtly trifft keine Entscheidungen, die rechtliche Wirkung entfalten oder Nutzer erheblich beeinträchtigen, ausschließlich auf Basis automatisierter Datenverarbeitung oder Profiling.

Einige Algorithmen können interne Funktionen unterstützen, etwa Workload-Analysen, Ressourcenzuteilung oder Budgetprognosen, die endgültigen Entscheidungen werden jedoch stets von autorisierten Personen getroffen. Wir können aggregierte, anonymisierte Daten zu Analyse- und Statistikzwecken nutzen, um unsere Dienste zu verbessern.

6. Datenempfänger

Personenbezogene Daten können offengelegt werden gegenüber:

• Mitarbeitern und autorisierten Mitarbeitenden von Flowtly, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind,
• Stripe (Zahlungsabwicklung),
• Kontomatik (Bankdaten-Integration),
• Functional Software Inc. (Sentry) zur Überwachung von Systemfehlern,
• externen Buchhaltern, Rechtsanwälten und IT-Dienstleistern, soweit zur Leistungserbringung erforderlich, sowie
• öffentlichen Behörden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Alle Drittanbieter verarbeiten Daten auf Grundlage schriftlicher Auftragsverarbeitungsverträge und nach Weisung von Flowtly. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir veröffentlichen nur aggregierte, anonymisierte Statistiken.

Datenschutzerklärungen unserer Partner:

• Stripe
• Kontomatik
• Sentry

7. Datenübermittlung außerhalb des EWR

Die Server von Flowtly befinden sich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. In einigen Fällen können Daten an Dienstleister außerhalb des EWR übermittelt werden (z. B. in die USA im Fall von Stripe oder Sentry). In solchen Fällen stellen wir angemessene Garantien sicher, wie Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse gemäß DSGVO.

8. Aufbewahrungsfristen

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, einschließlich rechtlicher oder vertraglicher Verpflichtungen. Nach Ablauf dieser Frist werden Daten gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, eine längere Speicherung ist gesetzlich vorgeschrieben oder zur Wahrung berechtigter Interessen von Flowtly erforderlich.

9. Rechte der Nutzer

Nutzer haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über ihre personenbezogenen Daten.
• Berichtigung unrichtiger Daten.
• Löschung der Daten („Recht auf Vergessenwerden“).
• Einschränkung der Verarbeitung.
• Datenübertragbarkeit an einen anderen Verantwortlichen.
• Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen.
• Widerruf der Einwilligung (soweit die Verarbeitung auf Einwilligung beruht).
• Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter business.support@flowtly.com oder schriftlich an die Adresse unseres Sitzes.

10. Datensicherheit

Wir setzen organisatorische und technische Maßnahmen ein, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Wir nutzen verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), regelmäßige Backups, Zugriffskontrollen und aktuelle Sicherheitsverfahren. Nur autorisierte Mitarbeitende oder Auftragnehmer erhalten Zugang zu Daten, im erforderlichen Umfang zur Erfüllung ihrer Aufgaben.

11. Cookies

Die Plattform verwendet technisch notwendige Cookies. Analyse-Cookies werden nur gesetzt, wenn der Nutzer über die Cookie-Leiste zustimmt; sie helfen uns, das Verhalten zu verstehen und unsere Dienste zu verbessern. Wir verwenden keine Cookies für Marketing- oder Werbezwecke. Nutzer können ihre Auswahl jederzeit über die Cookie-Leiste anpassen oder Cookies im Browser blockieren; das Deaktivieren bestimmter Cookies kann jedoch einige Funktionen der Plattform einschränken.

12. Schlussbestimmungen

Diese Datenschutzerklärung ist Bestandteil der Flowtly-Nutzungsbedingungen. Sie kann regelmäßig aktualisiert werden; Nutzer werden vorab über wesentliche Änderungen informiert. Bei Abweichungen zwischen Sprachversionen ist die polnische Version maßgeblich. Diese Erklärung gilt ab dem 2. September 2025.