RH et collaborateurs

Créer un employé dans Flowtly

Ajoutez un collaborateur, attribuez les autorisations et activez son contrat pour qu’il puisse travailler dans Flowtly sans attendre.

Durée
10 minutes
Niveau
Débutant
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Créer une organisation dans Flowtly
Module Employés de Flowtly avec le dialogue Add employee

Avant de commencer

Chaque collaborateur a besoin d’un profil Flowtly avant de pouvoir enregistrer du temps ou recevoir des missions. Ce tutoriel couvre l’ensemble du parcours, des coordonnées à l’activation du contrat.

Vous allez créer la fiche, envoyer l’invitation, passer par le lien d’activation puis finaliser l’accord pour que l’utilisateur apparaisse dans l’onglet Active.

Étape par étape

Menez le parcours jusqu’au bout

Nombre d’étapes : 7
Étape 1

Créer la fiche employé

Ouvrez Employés, cliquez sur « Add employee » puis renseignez prénom, nom, e-mail Flowtly, éventuellement un e-mail/contact et le téléphone. Enregistrez lorsque le bouton devient actif.

Conseils
  • Utilisez l’e-mail d’entreprise pour la connexion et gardez l’e-mail contact pour la communication personnelle.
Fenêtre Add employee avec les champs nom, e-mail et téléphone
Fenêtre Add employee avec les champs nom, e-mail et téléphone
Étape 2

Attribuer les autorisations

Depuis la fiche, ouvrez l’onglet Permissions, cliquez sur Edit, choisissez le niveau d’accès adéquat (par exemple Admin) puis sauvegardez.

Conseils
  • Ne donnez le rôle Admin qu’aux personnes qui gèrent les paramètres ou la facturation.
Onglet Permissions avec la sélection du rôle utilisateur
Onglet Permissions avec la sélection du rôle utilisateur
Étape 3

Envoyer l’invitation

Revenez à la liste Employés, cliquez sur l’icône d’enveloppe, vérifiez le formulaire « Invite user » puis envoyez l’invitation.

Conseils
  • Vous pouvez renvoyer l’e-mail depuis la même icône si le collaborateur ne le trouve pas.
Liste des employés avec l’icône d’enveloppe et la fenêtre d’invitation
Liste des employés avec l’icône d’enveloppe et la fenêtre d’invitation
Étape 4

Finaliser le lien d’activation

Ouvrez l’invitation dans une fenêtre privée, remplissez le formulaire d’inscription, définissez le mot de passe puis confirmez le lien envoyé. Reconnectez-vous ensuite sur votre session admin.

Conseils
  • Utilisez un mode navigation privée pour éviter de vous déconnecter du compte administrateur.
E-mail d’activation et formulaire d’inscription affichés en fenêtre privée
E-mail d’activation et formulaire d’inscription affichés en fenêtre privée
Étape 5

Vérifier la fiche et ouvrir Agreements

Tant qu’aucun accord n’est créé, l’utilisateur reste inactif. Ouvrez sa fiche puis l’onglet Agreements.

Conseils
  • Les accords synchronisent RH et paie, créez-les juste après l’invitation.
Liste des employés inactifs avec mise en avant du lien agreements
Liste des employés inactifs avec mise en avant du lien agreements
Profil employé avec l’onglet Agreements ouvert
Profil employé avec l’onglet Agreements ouvert
Étape 6

Ajouter les informations de l’accord

Cliquez sur « Add agreement », choisissez le type, le poste, la variante (par exemple Employment contract), la date de début et le salaire puis enregistrez.

Conseils
  • La date de début pilote la paie et les accès, vérifiez-la soigneusement.
Fenêtre Add agreement avec les champs type et poste
Fenêtre Add agreement avec les champs type et poste
Formulaire d’accord montrant la date de début et le salaire
Formulaire d’accord montrant la date de début et le salaire
Étape 7

Confirmer que l’employé est actif

Une fois l’accord enregistré, un message de succès apparaît et l’employé passe dans l’onglet Active avec un badge EC indiquant le contrat de travail.

Conseils
  • Le badge EC permet d’identifier rapidement les collaborateurs prêts pour les plannings et la paie.
Liste des employés actifs montrant le badge EC
Liste des employés actifs montrant le badge EC

C’est terminé !

L’employé dispose désormais d’un compte actif avec les bons droits et son accord, vous pouvez l’intégrer aux plannings et à la paie.

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