KSeF – czym jest i jak przygotować firmę do obowiązkowego e‑fakturowania w 2026 roku?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów do obsługi faktur elektronicznych. Od 1 stycznia 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce, bez względu na wielkość firmy.

Zakres tematyczny

W niniejszym opracowaniu przedstawiono:

• definicję KSeF i jego podstawowe funkcje,

• uzasadnienie wprowadzenia systemu,

• konsekwencje prawne i operacyjne dla firm,

• praktyczne zalecenia przygotowawcze,

• sposób integracji KSeF z systemem Flowtly.

1. Definicja i funkcjonalność KSeF

KSeF (Krajowy System e-Faktur) umożliwia:

• wystawianie faktur w ustrukturyzowanym formacie XML,

• przesyłanie dokumentów bezpośrednio do odbiorcy,

• archiwizację faktur przez okres 10 lat,

• automatyczne przekazywanie danych do organów podatkowych.

Faktury w formacie XML są zgodne ze ściśle określonym schematem technicznym, co ułatwia ich automatyczne przetwarzanie w systemach finansowo-księgowych.

2. Cel i uzasadnienie wprowadzenia KSeF

Zgodnie z deklaracjami Ministerstwa Finansów, wprowadzenie KSeF ma służyć:

• poprawie ściągalności VAT i ograniczeniu nadużyć,

• uproszczeniu rozliczeń podatkowych,

• zniesieniu obowiązku wysyłania pliku JPK_FA,

• skróceniu czasu oczekiwania na zwrot VAT (do 40 dni),

• zwiększeniu bezpieczeństwa i transparentności dokumentacji księgowej.

3. Zakres obowiązywania

Obowiązek korzystania z KSeF dotyczyć będzie:

• jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG),

• mikro, małych i średnich przedsiębiorstw,

• spółek kapitałowych i organizacji międzynarodowych wystawiających faktury w Polsce.

Nie przewidziano żadnych wyjątków – system obejmie wszystkie podmioty gospodarcze.

4. Skutki dla przedsiębiorców

Wdrożenie KSeF oznacza konieczność:

1. Zmiany formatu dokumentów – tradycyjne PDF-y zostaną zastąpione przez XML.
2. Integracji z systemem rządowym – konieczne będzie zapewnienie połączenia między oprogramowaniem fakturującym a KSeF.
3. Modyfikacji procesów księgowych i administracyjnych.
4. Uwzględnienia ryzyka błędów – faktury niezgodne z KSeF mogą zostać uznane za nieważne.

5. Zalecenia przygotowawcze

Aby uniknąć zakłóceń w 2026 roku, przedsiębiorcy powinni:

• zweryfikować, czy aktualnie używany system obsługuje XML i umożliwia integrację z KSeF,

• przeszkolić pracowników działów administracyjnych i księgowych z nowych procedur,

• rozpocząć testowe wdrożenie już w 2025 roku, aby zidentyfikować i rozwiązać potencjalne problemy.

6. Integracja Flowtly z KSeF

System Flowtly będzie oferował pełną zgodność z KSeF:

• wystawianie i odbieranie faktur odbywać się będzie bezpośrednio w systemie,

• dane będą przekazywane zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów,

• pełna archiwizacja i kontrola obiegu dokumentów w ramach jednej platformy,

• brak konieczności korzystania z dodatkowych narzędzi zewnętrznych.

7. Podsumowanie

Obowiązek korzystania z KSeF od 2026 roku wiąże się z koniecznością przeorganizowania procesów fakturowania i księgowości. Jednocześnie daje możliwość automatyzacji i uproszczenia wielu procedur administracyjnych.

Firmy, które wcześniej wdrożą odpowiednie rozwiązania – takie jak zintegrowane systemy typu Flowtly – będą lepiej przygotowane na zmiany i unikną ryzyka sankcji związanych z niezgodnością.