E-commerce i zgodność z KSeF: Jak podłączyć sklep PrestaShop do Flowtly

Polski Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza zmianę w sposobie wystawiania faktur, obejmując również sklepy internetowe. Do początku 2026 roku wszystkie firmy w Polsce będą musiały przesyłać swoje faktury poprzez KSeF. Oznacza to, że przedsiębiorcy prowadzący działalność e-commerce – niezależnie od tego, czy korzystają z PrestaShop, WooCommerce czy innej platformy – muszą dopilnować, aby każda faktura sprzedaży była generowana w ustrukturyzowanym, cyfrowym formacie i raportowana do portalu KSeF, zamiast zwykłego wysyłania PDF-ów. Choć może to brzmieć jako poważna zmiana, wdrożenie nie musi zakłócać codziennej działalności. Przeciwnie – dzięki właściwej integracji KSeF może usprawnić proces fakturowania oraz zwiększyć efektywność. W tym artykule przedstawiamy, jak połączenie Twojego sklepu internetowego z Flowtly – platformą stworzoną do obsługi zgodnej z KSeF – pozwala przygotować się do zmian bez ingerencji w istniejący proces sprzedaży.

KSeF staje się obowiązkowy dla wszystkich firm w Polsce w 2026 roku, co oznacza konieczność dostosowania procesów fakturowania do nowych wymogów.

Zrozumienie KSeF i obowiązku e-fakturowania od 2026 roku

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to scentralizowana platforma rządowa do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych. Zamiast wymieniać faktury bezpośrednio między firmami w formacie PDF lub papierowym, przedsiębiorcy będą przesyłać je do KSeF w ustrukturyzowanym formacie XML. Każdej fakturze nadawany jest unikalny numer KSeF. System waliduje dokument, opatruje go znacznikiem czasu i przechowuje przez 10 lat. Po prawidłowym złożeniu faktury, KSeF generuje potwierdzenie UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru), które stanowi dowód przyjęcia dokumentu. W przypadku błędów system odrzuca fakturę i zwraca szczegółową informację o powodzie odrzucenia.

Kto musi dostosować się do nowych zasad? Każda firma wystawiająca faktury w Polsce, bez względu na wielkość – od korporacji przez MŚP po jednoosobowe działalności gospodarcze. Przepisy wchodzą w życie etapami: duzi podatnicy (o obrotach powyżej 200 mln zł rocznie) muszą korzystać z KSeF od 1 lutego 2026 r., natomiast wszystkie pozostałe firmy od 1 kwietnia 2026 r. W praktyce oznacza to, że każdy biznes – niezależnie od wielkości czy branży – musi dostosować się do e-fakturowania. Faktury B2C są obecnie opcjonalne w kontekście KSeF, natomiast faktury B2B obowiązkowo muszą być raportowane, aby były uznane jako ważne.

Dlaczego Polska wprowadza KSeF? Głównymi celami są unowocześnienie systemu VAT, uszczelnienie rozliczeń i poprawa przejrzystości. Dzięki centralnemu przepływowi faktur możliwe jest ograniczenie luki VAT, przyspieszenie rozliczeń oraz automatyzacja procesów. Firmy również korzystają z nowych zasad – skraca się czas oczekiwania na zwrot VAT, a obowiązek sporządzania części raportów podatkowych znika. Co ważne, gdy KSeF stanie się obowiązkowy, faktura nieraportowana przez KSeF może być uznana za nieważną podatkowo, co wymusza dostosowanie systemów księgowych i sprzedażowych. Choć zmiana wprowadza nowe wymogi, stanowi również szansę na modernizację procesów fakturowania i ograniczenie błędów.

Wyzwania dla platform e-commerce i dlaczego integracja z Flowtly jest kluczowa

Jeśli prowadzisz sklep internetowy, Twoja platforma (np. PrestaShop, WooCommerce) najczęściej generuje faktury lub paragony, jednak same nie obsługują komunikacji z KSeF. Domyślne PDF-y nie spełniają wymogów KSeF. Bez integracji przedsiębiorca musiałby ręcznie tworzyć lub przekształcać faktury do właściwego formatu i wysyłać je przez rządowy portal – co staje się uciążliwe i niepraktyczne przy większej liczbie zamówień. Aby uniknąć podwójnej pracy i błędów, konieczna jest integracja platformy e-commerce z systemem kompatybilnym z KSeF.

Przykładowo, PrestaShop może wygenerować fakturę, ale dane muszą zostać przesłane do KSeF w odpowiednio przetworzonym formacie XML. Po połączeniu PrestaShop z Flowtly, cały proces staje się zautomatyzowany. Po ukończeniu zamówienia PrestaShop przekazuje dane faktury do Flowtly, które zamienia je w format KSeF, przesyła do systemu rządowego, a następnie zwraca numer KSeF i potwierdzenie do sklepu. Klient nadal otrzymuje PDF, ale dane są już zgodne z wymogami prawa i odpowiednio archiwizowane. Dzięki temu integracja nie wymaga zmiany procesu sprzedaży, a jedynie dodaje warstwę zgodności z przepisami, chroniąc przedsiębiorcę przed błędami i opóźnieniami. Branżowi eksperci podkreślają, że wcześniejsze przygotowanie do obowiązków KSeF jest kluczowe, aby uniknąć chaosu w ostatnim momencie.

Flowtly – kompleksowa obsługa KSeF

Flowtly jest nowoczesną platformą biznesową, która zapewnia pełną integrację z KSeF. Funkcjonuje jako warstwa pośrednia między systemem e-commerce a platformą rządową, przejmując złożone obowiązki techniczne i regulacyjne.

Najważniejsze funkcje Flowtly:

Autoryzacja i komunikacja z KSeF
Połączenie z KSeF wymaga certyfikatów, tokenów i zgodności z oficjalnym API. Flowtly obsługuje cały proces: zapewnia bezpieczne połączenie, zarządza certyfikatami oraz jest przygotowane do obsługi nowej wersji API KSeF 2.0 i schemy FA(3) przewidzianej na rok 2026.

Walidacja danych i mapowanie do XML
KSeF wymaga bardzo szczegółowej struktury danych, a schema FA(3) zawiera ponad 300 pól. Flowtly dba o zgodność z formatem, weryfikując poprawność danych, obecność obowiązkowych pól oraz ich strukturę. Zapobiega to odrzuceniom dokumentów.

Śledzenie cyklu życia faktury
Flowtly monitoruje każdy etap – od zgłoszenia poprzez przyjęcie, ewentualne odrzucenia, aż po ponowne próby wysyłki w trybie offline.

Obsługa błędów i korekt
Jeśli KSeF odrzuci dokument, Flowtly gromadzi powody błędów oraz umożliwia wystawienie faktury korygującej powiązanej z oryginałem.

Archiwizacja i pełna historia
Flowtly przechowuje faktury, statusy, potwierdzenia i całą historię dokumentu, co jest kluczowe podczas audytów oraz kontroli.

Wsparcie wielu firm i jednostek
Flowtly działa w architekturze multi-tenant, umożliwiając obsługę wielu podmiotów, marek czy sklepów w jednym systemie.

Zgodność z aktualizacjami prawa
Flowtly na bieżąco dostosowuje się do zmian w przepisach i strukturach KSeF, zapewniając stabilność integracji.

Jak Flowtly łączy się z platformą e-commerce – proces krok po kroku

1. Przygotowanie kluczy API i środowisk

Flowtly udostępnia trzy klucze API – do środowiska testowego, sandbox oraz produkcji. Sandbox dostępny jest od grudnia 2025 roku, a produkcyjna integracja z KSeF od końca stycznia 2026 roku. Dzięki temu możesz przygotować integrację z dużym wyprzedzeniem.

2. Rejestrowanie klientów (kontrahentów)

Endpoint: POST /api/clients
Dodatkowo można korzystać z GET /api/contractors/nip-validation w celu walidacji numeru NIP i pobierania danych oficjalnych.

3. Tworzenie faktury

Endpoint: POST /api/income
Możesz wystawić:

• fakturę zwykłą,
• fakturę korygującą (z odwołaniem do oryginału),
• fakturę końcową.

Flowtly natychmiast waliduje dane i przesyła dokument do KSeF.

4. Pobieranie statusów i numerów KSeF

Flowtly udostępnia m.in.:

• numer KSeF,
• status (zaakceptowana, odrzucona, oczekuje),
• UPO,
• daty wysyłki i akceptacji,
• powód odrzucenia.

Możesz korzystać z webhooków lub polling’u. Numer KSeF można umieścić w PDF, np. w formie kodu QR.

5. Obsługa błędów i ponowień

Flowtly umożliwia:

• wystawianie korekt,
• analizę błędów,
• kolejkowanie i wysyłkę w trybie offline,
• automatyczną synchronizację statusów.

Korzyści z integracji z Flowtly

• możliwość testowania integracji z wyprzedzeniem,
• zachowanie własnej numeracji faktur,
• powiązanie faktur z projektami i budżetami,
• panel Flowtly do zarządzania dokumentami,
• eksporty dla księgowości,
• pełna dokumentacja i wsparcie techniczne.

Podsumowanie: KSeF jako szansa na usprawnienie procesów

Nadchodzący obowiązek KSeF może wydawać się obciążeniem, ale przy odpowiednim narzędziu staje się okazją do uporządkowania procesów i automatyzacji. Podłączenie Twojego sklepu internetowego do Flowtly tworzy spójny i w pełni zgodny z prawem proces, w którym każda faktura jest automatycznie przesyłana i archiwizowana bez dodatkowych działań Twojego zespołu. Wczesne wdrożenie pozwala uniknąć nerwowych sytuacji i działać sprawnie w nowym systemie e-fakturowania.