KSeF – czym jest i jak przygotować firmę do obowiązkowego e‑fakturowania w 2026 roku?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów do obsługi faktur elektronicznych. Od 1 stycznia 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce, bez względu na wielkość firmy.
Zakres tematyczny
W niniejszym opracowaniu przedstawiono:
- definicję KSeF i jego podstawowe funkcje,
- uzasadnienie wprowadzenia systemu,
- konsekwencje prawne i operacyjne dla firm,
- praktyczne zalecenia przygotowawcze,
- sposób integracji KSeF z systemem Flowtly.
1. Definicja i funkcjonalność KSeF
KSeF (Krajowy System e-Faktur) umożliwia:
- wystawianie faktur w ustrukturyzowanym formacie XML,
- przesyłanie dokumentów bezpośrednio do odbiorcy,
- archiwizację faktur przez okres 10 lat,
- automatyczne przekazywanie danych do organów podatkowych.
Faktury w formacie XML są zgodne ze ściśle określonym schematem technicznym, co ułatwia ich automatyczne przetwarzanie w systemach finansowo-księgowych.
2. Cel i uzasadnienie wprowadzenia KSeF
Zgodnie z deklaracjami Ministerstwa Finansów, wprowadzenie KSeF ma służyć:
- poprawie ściągalności VAT i ograniczeniu nadużyć,
- uproszczeniu rozliczeń podatkowych,
- zniesieniu obowiązku wysyłania pliku JPK_FA,
- skróceniu czasu oczekiwania na zwrot VAT (do 40 dni),
- zwiększeniu bezpieczeństwa i transparentności dokumentacji księgowej.
3. Zakres obowiązywania
Obowiązek korzystania z KSeF dotyczyć będzie:
- jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG),
- mikro, małych i średnich przedsiębiorstw,
- spółek kapitałowych i organizacji międzynarodowych wystawiających faktury w Polsce.
Nie przewidziano żadnych wyjątków – system obejmie wszystkie podmioty gospodarcze.
4. Skutki dla przedsiębiorców
Wdrożenie KSeF oznacza konieczność:
- Zmiany formatu dokumentów – tradycyjne PDF-y zostaną zastąpione przez XML.
- Integracji z systemem rządowym – konieczne będzie zapewnienie połączenia między oprogramowaniem fakturującym a KSeF.
- Modyfikacji procesów księgowych i administracyjnych.
- Uwzględnienia ryzyka błędów – faktury niezgodne z KSeF mogą zostać uznane za nieważne.
5. Zalecenia przygotowawcze
Aby uniknąć zakłóceń w 2026 roku, przedsiębiorcy powinni:
- zweryfikować, czy aktualnie używany system obsługuje XML i umożliwia integrację z KSeF,
- przeszkolić pracowników działów administracyjnych i księgowych z nowych procedur,
- rozpocząć testowe wdrożenie już w 2025 roku, aby zidentyfikować i rozwiązać potencjalne problemy.
6. Integracja Flowtly z KSeF
System Flowtly będzie oferował pełną zgodność z KSeF:
- wystawianie i odbieranie faktur odbywać się będzie bezpośrednio w systemie,
- dane będą przekazywane zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów,
- pełna archiwizacja i kontrola obiegu dokumentów w ramach jednej platformy,
- brak konieczności korzystania z dodatkowych narzędzi zewnętrznych.
7. Podsumowanie
Obowiązek korzystania z KSeF od 2026 roku wiąże się z koniecznością przeorganizowania procesów fakturowania i księgowości. Jednocześnie daje możliwość automatyzacji i uproszczenia wielu procedur administracyjnych.
Firmy, które wcześniej wdrożą odpowiednie rozwiązania – takie jak zintegrowane systemy typu Flowtly – będą lepiej przygotowane na zmiany i unikną ryzyka sankcji związanych z niezgodnością.
